Kto pomôže účtovníčke?

Aj účtovníctvo patrí medzi služby, ktoré sa ani v čase krízového karanténneho stavu nezastavili. Hoci štát prináša podnikateľom a firmám rôzne úľavy z platenia odvodov alebo preddavkov, možnosť dať si „prestávku“ pri účtovaní nedal. Účtovníčky sa museli popasovať so zmenenou situáciou, ako sa prispôsobiť fungovaniu v obmedzenom režime. Z krátkeho prieskumu medzi účtovnými firmami, ktoré používajú účtovné programy od KROSU vyplynulo, že sa snažia obmedziť osobné stretávanie účtovníčok s klientmi, a že chcú mať zaistenú bezpečnosť pri práci s obdržanými papierovými dokumentmi. Tretiu oblasť, ktorú účtovné firmy pomenovali, bola možnosť práce z domu – homeoffice.

Účtovníčky a korona

Účtovné firmy sa s tým vysporiadali najlepšie ako vedeli – najčastejšie zrušili schôdzky s klientmi a  klientov inštruovali, aby im doklady odložili do schránky, či nechali pred dverami. Papierové doklady potom nechávali aj 2 dni „odležať v karanténnej miestnosti“. Niektorým firmám nestačilo ani to a použili najsilnejšiu zbraň – vydezinfikovali papierové doklady ozónom. Ak sa rozhodli účtovné firmy radšej pracovať z domu, museli si prísť vyzdvihnúť papierové dokumenty a ak si prácu rozdeľujú medzi viaceré účtovníčky, tak si to dobre zmanažovať. Ešte ťažšie bolo zareagovať na situácie, keď klient doniesol nejaký zabudnutý doklad. Každá účtovníčka má termín 25. v mesiaci, dokedy musí mať doklady spracované, aby mohla urobiť DPH-čku. Času je vždy málo a doklady uväznené v karanténe ju oň ešte obrali.

Virtuálna asistentka Lunna pomôže každej účtovníčke

Tieto problémy účtovníčok nás doviedli k rozhodnutiu, že im chceme pomôcť, aby mohli fungovať pri komunikácii so svojimi klientmi bezpečne a navyše aj pohodlne a moderne. V krátkom čase sme vytvorili jednoduchú aplikáciu, ktorá umožňuje elektronický zber dokladov od klienta k jeho účtovníčke. Ide o virtuálnu asistentku, ktorá sa volá Lunna a je pripravená pomôcť každej účtovníčke.

Stačí smartfón s internetom

Využívame pri nej to, čo má dnes už každý podnikateľ – smartfón s pripojením na internet. Podnikateľ nemusí doklady posielať poštou a míňať svoj čas cestovaním k účtovníčke. Jednoducho všetky doklady, ktoré by účtovníčke dával v papierovej podobe, odfotí mobilom a odošle bezpečným spôsobom cez aplikáciu. Dokonca sa nepotrebuje ani naučiť pracovať v ďalšej novej aplikácii. Postačí mu dobre známy Messenger, v ktorom si rýchlo vytvorí prepojenie so svojou účtovníčkou cez virtuálnu asistentku Lunna. A potom mu už nič nebráni v tom, aby bločky a faktúry zaslal napríklad každý večer, keď už má pokoj alebo aj jednorazovo po skončení mesiaca, pretože to môže urobiť aj hromadne. Lunna doklady preberie a skontroluje. Ak náhodou zistí, že niektorý  doklad je nečitateľný alebo nesprávny, dá o tom klientovi vedieť – znova cez chat v Messengeri.

Ako sa k dokladom dostane účtovníčka?

Otvorí si webovú stránku, na ktorej nájde po prihlásení všetkých svojich klientov. V každej firme uvidí doklady, ktoré jej klient poposielal. Virtuálna asistentka Lunna jej dokonca ešte viac uľahčí prácu tým, že doklady zotriedi podľa druhu tak, aby ich mohla účtovníčka zaúčtovať bez zbytočného prepínania v jej účtovnom softvéri. Môže si zobraziť napríklad len došlé faktúry, odoslané faktúry, či pokladničné doklady. Lunna doklady zoradí aj podľa dátumu, aby ich bolo možné účtovať chronologicky a vyhnúť sa tak zbytočným prečíslovaniam. Účtovníčka má samozrejme k dispozícii aj náhľad dokladu, ktorý si môže podľa potreby zväčšiť či otočiť. Na druhej polovici monitora si spustí svoj účtovný softvér a pohodlne účtuje. Ešte väčší komfort získa, ak použije 2 monitory alebo kombináciu monitoru a tabletu so spustenou webovou aplikáciou Lunna. Doklady svojich klientov uvidí účtovníčka v aplikácii hneď po ich odoslaní. Ak nechce čakať pár hodín na ich spracovanie virtuálnou asistentkou, ktorá ich roztriedi a zoradí, môže ich účtovať aj hneď. Doklady v aplikácii Lunna nájde účtovníčka bezpečne uschované a môže sa k nim vrátiť, kedykoľvek bude potrebovať.

V čom Lunna vyniká?

Niektoré účtovníčky už aj teraz dostávajú od klientov doklady elektronicky – najčastejšie cez e-mail. Musia si však e-maily od klientov triediť, ukladať prílohy a následne zoradiť podľa druhu a dátumu. Pokročilejší spôsob je využívanie zdieľaného online úložiska, napr. Google drive, do ktorého klient nahráva doklady. Tam je už ťažšie naučiť klienta na takýto spôsob fungovania, navyše vzniká problém s prípadným dodatočným zamieňaním, odstraňovaním a dohrávaním dokladov klientom. Účtovníčka potom nemá istotu, či sú doklady už všetky a tiež nevidí ľahko, ktoré už má zaúčtované. No a vyhľadávať niečo medzi týmito súbormi je dosť náročné, jedine ak si predtým každý jeden súbor prácne premenuje. Ak sú v účtovnej firme viaceré účtovníčky, striedajú sa pri účtovaní dokladov v jednej firme alebo sa potrebujú zastúpiť počas choroby, tak to je veľmi komplikované. Lunna ponúka na to všetko ľahké a dostupné riešenie.

Keď raz pominie obdobie karanténnych obmedzení, tak si mnohé účtovníčky uvedomia, že sa už nechcú vrátiť do „starého“ obdobia fungovania. Zvyknú si na výhody, že doklady od všetkých svojich klientov nájdu na jednom mieste. Navyše získajú každý mesiac pár hodín času, keďže už nemusia doklady preberať, triediť a zoraďovať.

A ešte jeden bonus

DPH-čku môžu zvládnuť napríklad aj cez víkend zo svojej chaty, keďže už nemusia vycestovať do kancelárie, len aby si doklady prevzali. Chcete aj vy už toto leto byť viac v kruhu svojej rodiny, či blízkych? Zaregistrujte sa bezplatne do služby Lunna – asistentka.online.

Registrovať zadarmo

Virtuálna asistentka Lunna toho v budúcnosti zvládne oveľa viac. V ďalšom blogu sa čoskoro dočítate, na akú pomoc sa od nej môžu účtovníčky ešte tešiť.


Súvisiace témy k článku:
                                    
Komentáre k článku:
KROS
4 Shares
Copy link