Digitálny archív je cloudové úložisko, kde sú uložené účtovné záznamy, súčasťou ktorých je aj príloha (napr. faktúra, pokladničný doklad, zmluva). Ak doklad nemá pripojenú prílohu, neukladá sa do digitálneho archívu. Prílohy sa ukladajú vo formáte .pdf, .jpg., .bmp.
Digitálny archív je dostupný od verzie 25.20 a pre roky 2022 a vyššie. Podmienkou pre používanie digitálneho archívu je aktívne pripojenie na internet (minimálna rýchlosť 5 Mb/s) a vytvorené konto v KROS účte.

Ako to funguje ?

1. Najskôr je potrebné si stiahnuť a nainštalovať aktuálnu verziu programu OMEGA.
2. Potom je nutné skontrolovať spôsob číslovania dokladov. V prípade ak máme duplicitné čísla, je potrebné ich odstrániť.
3. Následne v menu Firma – Nastavenia – Všeobecné nastavenia – Firma zaklikneme voľbu ,,Používať digitálny archív“.

Po zakliknutí voľby je možné prizvať do digitálneho archívu viacerých užívateľov, ktorí budú pripájať prílohy k dokladom.

Pred zakliknutím voľby Digitálny archív je nutné skontrolovať a odstrániť duplicitné číslovanie dokladov. V opačnom prípade môže nastať situácia, že prílohy budú nesprávne pridelené. Pri hromadnom prečíslovaní je taktiež potrebné skontrolovať, od akého čísla začať číslovať, aby nevznikli duplicity.

3. Po aktivácií digitálneho archívu v menu Evidencia – Účtovné doklady alebo v menu Evidencia – Kniha pohľadávok alebo Kniha záväzkov cez záložku Prílohy pridáme jednotlivé doklady do Digitálneho archívu. Existujúce prílohy sa automaticky prenesú do digitálneho archívu.

4. Prílohy k účtovným záznamom môžeme pridávať, prezerať, vymazávať a jednoducho elektronicky archivovať.

Prenášate si dáta na nový počítač, prípadne sa Vám poškodili údaje a chcete sa vrátiť k pôvodným? Využite na to funkciu obnovy dát z archívu. Pri obnove dát sa prepíšu všetky pôvodné údaje. Nie je možné obnoviť len časť archívneho súboru.
Funkciu obnovy dát z archívu vyberieme cez menu Firma – Obnova dát z archívu. Zobrazí sa nasledovný formulár:

1. Voľbou Sieťový adresár nastavíme cestu v počítači, kde máme uložený archívny súbor.
2. Naľavo v časti Názov súboru sa zobrazia všetky archívne súbory, ktoré sa nachádzajú vo zvolenom adresári. Vyberieme archív, ktorý chceme obnoviť (súbor s príponou .T01, napr. arch_r2022_0000.T01).
3. Záložka Základné informácie obsahuje podrobnejšie informácie o súbore, ktorý chceme obnoviť. Overíme si tak, či máme vybraný správny archív.
4. V záložke Iné nastavenia, test archívu nastavíme cieľový adresár pomocou tlačidla Nalistuj …, do ktorého sa má databáza obnoviť.
5. Po správnom nastavení môžeme spustiť obnovu dát pomocou voľby Odarchivuj. Po ukončení tejto funkcie sa zobrazí správa o úspešnej obnove dát. Ak sa obnovovaná firma nenachádza v zozname pripojených firiem, program na záver ponúkne jej pripojenie.

Pred zakliknutím voľby Digitálny archív je nutné skontrolovať a odstrániť duplicitné číslovanie dokladov. V opačnom prípade môže nastať situácia, že prílohy budú nesprávne pridelené. Pri hromadnom prečíslovaní je taktiež potrebné skontrolovať, od akého čísla začať číslovať, aby nevznikli duplicity.

Obnovu dát z archívu vykonáme cez menu Firma – Obnova dát z archívu. Predtým však odporúčame skontrolovať dátum a čas archívneho súboru. Ak by hlavná účtovníčka na svojom domácom počítači obnovila archív vytvorený k 01. 04. 2022, došlo by k vymazaniu alebo prepísaniu dát a príloh. Firma ABC, s. r. o. by pri takejto obnove prišla o dáta a prílohy na svojom serverovom počítači, pretože obnovou archívu by sa dáta vymazali na cloudovom úložisku. Preto je potrebné pred samotným archívom najskôr vykonať aktuálny archív databázy na serverovom počítači v práci a následne obnoviť aktuálny archív vytvorený k 26. 04. 2022.

Nastavenie číslovania bankových výpisov je možné nastaviť/ zmeniť v menu Firma – Nastavenie – Číslovanie dokladov.

V okne Číslovanie dokladov sa nachádza stromová štruktúra, ktorá má viacero úrovní:

1. Úroveň predstavuje Okruh,
2. Úroveň predstavuje Evidenciu,
3. Úroveň predstavuje Číselný rad.

 V stromovej štruktúre je potrebné nájsť konkrétnu evidenciu, na ktorom chceme číslovanie dokladov zmeniť. Prostredníctvom znamienka „+“ rozbalíme Okruh a nastavíme sa na príslušný číselný rad, do ktorého vstupujeme cez tlačidlo Oprav.

 V záložke Formát číselného radu následne upravíme číslovanie na požadovaný formát.

Na začiatku roka odporúčame správne nastaviť číslovanie dokladov, tak aby nevznikali duplicitné čísla. Ideálne je, ak je v číslovaní dokladov vo všetkých okruhoch (OF, OD, ID, PD, DF, BV) zakomponovaný aj daný rok. Vyhneme sa tak v budúcnosti duplicitnému číslovaniu. 

Prečíslovanie dokladov

Funkciu hromadného prečíslovania dokladov môžeme využiť napríklad pri zmene spôsobu číslovania dokladov, prípadne ak sme vymazali niektoré doklady, čím sme narušili systém číslovania v programe.

Na nesprávne poradové číslo nás upozorní program v kontrole, ktorú spustíme cez menu Firma – Kontrola.

Hromadné prečíslovanie dokladov vykonávame cez menu Evidencia – Účtovné doklady – Domov – Prečíslovanie dokladov.

 V zobrazenom formulári si zvolíme kritériá, podľa ktorých sa majú doklady prečíslovať. Vyberieme si Okruh, Evidenciu, Číselný rad a Obdobie, od ktorého sa doklady prečíslujú.

Pri hromadnom prečíslovaní je potrebné skontrolovať, od akého čísla začať číslovať, aby nevznikli duplicity.

Hromadná zmena prečíslovania sa nevykoná, ak sú doklady uzavreté uzávierkou DPH alebo ak máme doklady zamknuté (v stĺpci ZAM majú červený štvorček). Prečíslovanie môže vykonať len správca účtovníctva. Pred samotným prečíslovaním dokladov odporúčame vykonať archív cez menu Firma – Archivuj.

Prečíslovať môžeme všetky doklady okrem Odoslaných faktúr, nakoľko tieto doklady posielame naším obchodným partnerom.

Dostávate mesačne množstvo faktúr, ktoré následne ručne evidujete do programu? Samotné nahrávanie faktúr zaberá veľa času. So službou eFaktúry ELIS to môžete zmeniť.

eFaktúry ELIS je umelá inteligencia, ktorá je schopná z dokumentov vyčítať základné údaje a preklopiť ich do digitálnej podoby. Číta ich ako človek, je schopná sa učiť a opakovaním zdokonaľovať.

Ako začať používať službu eFaktúry ELIS

Prepojenie a samotné sťahovanie dokladov do programu OMEGA prebieha v Evidencii – Účtovných dokladov.

1. Vytvorenie KROS účtu

Ako prvé je potrebné vytvoriť prepojene s eFaktúry ELIS. V hornom menu klikneme na tlačidlo „Prepoj s ELIS“.

Zobrazí sa prihlásenie do účtu. Zadávame e-mail, ktorý bežne používame v KROS aplikáciách (napr. MY JOB, Bločky, KROS účet).

Ak ešte nemáme účet registrovaný, zvolíme Vytvoriť nový účet.

2. Aktivácia KROS účtu

Následne po vytvorení nového účtu nám na zvolenú e-mailovú adresu príde správa s aktiváciou účtu

3. Prepojenie eFaktúry ELIS

Dokončenie prepojenia urobíme v evidencii účtovných dokladov. V hornej lište stlačíme „Stiahni z ELIS“.

V okne prihlásenia zadáme opäť e-mailovú adresu s heslom. Na e-mail bude zaslaná správa s prideleným účtom (e-mailom), na ktorý budeme posielať faktúry do eFaktúry ELIS.

Doklady je možné importovať vo formáte .pdf, .jpg alebo .png. Do služby eFaktúry ELIS prejdú doklady, ktoré sú pripojené v prílohách. Každý doklad musí byť v samostatnom .pdf, .jpg, .png, tzn. nemôže byť zoskenovaných viac faktúr v jednom .pdf dokumente.

ELIS dokáže prečítať a importovať doklady z okruhov:

• Došlé faktúry (tuzemské, zahraničné)
• Odoslané faktúry (tuzemské, zahraničné)
• Došlé dobropisy (tuzemské, zahraničné)
• Odoslané dobropisy (tuzemské, zahraničné)

Vyťažuje sa hlavička dokladu bez zaúčtovania. Polia, ktoré sa automaticky vyplnia:

• Partner
• Interné číslo
• Externé číslo
• Dátum vyhotovenia
• Dátum splatnosti
• Dátum DVDP
• Mena
• Suma aj s rozpisom hladín DPH 

Pred prvým stiahnutím dokladov z ELIS je nutné skontrolovať a odstrániť duplicitné číslovanie dokladov. V opačnom prípade môže nastať situácia, že prílohy budú nesprávne pridelené. Pri hromadnom prečíslovaní je taktiež potrebné skontrolovať od akého čísla začať číslovať, aby nevznikli duplicity.

4. Rozúčtovanie dokladov

Od verzie programu OMEGA 23.50 môžeme viaceré doklady rozúčtovať naraz pomocou funkcie Rozúčtovanie dokladov, podobne ako doklady siahnuté z online aplikácie Elektronické doklady alebo naimportované z iných softvérov.

Elektronické doklady – načítanie do aplikácie a stiahnutie do OMEGY

Využite online riešenie a vyhnite sa tak ručnému triedeniu dokladov a prepisovaniu množstva údajov, navyše v časovej tiesni pred uzávierkou. Ušetríte si čas a získate ešte oveľa viac. Stačia na to dva kroky.

1. Naskenovanie QR kódov dokladov z eKasy do aplikácie Elektronické doklady.
2.  Stiahnutie dokladov priamo do OMEGY a hromadne rozúčtovanie.

Používanie aplikácie Elektronické doklady

V mobile sa prihlásime do aplikácie Elektronické doklady https://fakturacia.kros.sk rovnakým účtom ako do iných KROS aplikácií (napr. eFaktúry ELIS, MY JOB, KROS účet, atď.). Vytvoriť nový účet použijeme iba ak ešte nepoužívame žiadnu aplikáciu.

Vytvoríme si novú firmu, pre ktorú chceme skenovať bločky. Porovnávacím kritériom pre import bločkov do programu Omega je IČO. Tento údaj musí byť totožný v aplikácii Elektronické doklady aj v OMEGE.

Načítať môžeme doklady za nákup tovaru/služieb alebo vrátenie tovaru, doklad za inkaso faktúr či úhradu dobropisov.

V nasledujúcom kroku vyberieme, či pri nákupe prebehla Platba v hotovosti alebo Platba kartou, nakoľko táto informácia sa v QR kóde nenachádza.

Ďalšie praktické funkcie aplikácie:

• Naskenované bločky pridané do aplikácie sa automaticky zotriedia podľa dátumu
• V časti Hľadať doklad vyhľadáme podľa partnera alebo sumy.
• Údaje bločku v aplikácií nemožno meniť.
• Doklad môžeme opakovane z aplikácie vymazať a naskenovať nanovo (ak napríklad potrebujeme zmeniť spôsob platby, alebo doklad nepatrí do danej firmy).
• Aplikácia kontroluje duplicity, takže v rámci jednej firmy doklad naskenujeme len raz.

Stiahnutie dokladov z aplikácie do OMEGY

Podmienkou pre správne prepojenie je zhodné IČO v aplikácii Elektronické doklady a v OMEGE.

Pred prvým sťahovaním bločkov v programe OMEGA v menu Evidencia – Účtovné doklady klikneme na funkciu Stiahni z KROS Fakturácie a zvolíme Nastavenia.

Následne klikneme na funkciu Stiahni bločky.

Rovnakú funkciu nájdeme aj v zjednodušených evidenciách (napr. Pokladničná kniha, Kniha interných dokladov, atď.). Využívať ich môžeme ak máme ako používateľ OMEGY prístup do EUD a zároveň zapnuté Povoliť import údajov.

Zobrazí sa formulár na prihlásenie a OMEGA vyhľadá v aplikácii Elektronické doklady firmu s rovnakým IČO. Prepojenie sa nevykoná, ak v aplikácii Elektronické doklady nie je firma so zhodným IČO alebo sme sa prihlásili pod nesprávnym kontom. Upozorňujúca hláška nám ponúkne link na prihlásenie pod iným kontom.

Ak program nájde v aplikácii Elektronické doklady viac firiem s rovnakým IČO, vyberieme tú firmu, z ktorej ideme bločky importovať.

Ako sa bločky načítajú do OMEGY

Naimportovať do účtovníctva vieme doklady v tuzemskej mene, pričom novo naimportované doklady sa v OMEGE označia, ostatné doklady sa odznačia.

Podľa toho, či nakupujeme na firmu (teda na bločku je IČO nakupujúceho) a tiež podľa znamienka pri sume dokladu, sa bločky naimportujú do OMEGY nasledovne:

• Kladný bloček bez IČO firmy – výdaj (nákup tovaru/služby).
• Záporný bloček bez IČO firmy – príjem (storno  nákupu).
• Kladný bloček s IČO firmy – príjem (inkaso odberateľskej faktúry).
• Záporný bloček s IČO firmy – výdaj (úhrada odoslaného dobropisu).

Podľa typu platby bude doklad zapísaný do okruhu PD (platený v hotovosti) alebo do okruhu ID (platený kartou).

Dátumy na stiahnutých dokladoch, ktoré patria do obdobia v OMEGE už uzavretého uzávierkou DPH, sa upravia na dátumy do nasledujúceho neuzavretého obdobia.

Program pri stiahnutí upozorní, ak doklady nenaimportoval, lebo bol celý rok uzatvorený uzávierkami DPH a uzávierkou účtovníctva, a tiež že treba skontrolovať doklady, ktoré sú s nulovou hodnotou. Zoznam stiahnutých dokladov, vrátane upozornení, sa uloží do priečinku Omega/Temp po každom importe.

Takto stiahnuté pokladničné doklady alebo interné doklady hromadne rozúčtujeme pomocou funkcie Rozúčtovanie dokladov, podobne ako faktúry siahnuté z ELIS alebo naimportované z iných softvérov.

Pred prvým stiahnutím bločkov z Kros fakturácie je nutné skontrolovať a odstrániť duplicitné číslovanie dokladov. V opačnom prípade môže nastať situácia, že prílohy budú nesprávne pridelené. Pri hromadnom prečíslovaní je taktiež potrebné skontrolovať od akého čísla začať číslovať, aby nevznikli duplicity.

Pomocou funkcie Rozúčtovanie dokladov program automaticky a hromadne zaúčtuje doklady.

Funkciu môžete využiť pri dokladoch stiahnutých zo služby Elektronické doklady, z iného softvéru, alebo pri zápise dokladov z fakturácie programu OMEGA do evidencie účtovných dokladov, ak potrebujete tieto doklady už len zaúčtovať.

Hromadné zaúčtovanie dokladov

Funkciu nájdeme v evidencii účtovných dokladov v záložke Domov:

1. Najskôr si vybrané doklady označíme (žltým štvorčekom v stĺpci OZN) a až potom spustíme funkciu.
2. Vyberieme Okruh, Automatické účtovanie, Text a Účet.

3. Program následne doklad zaúčtuje a nastaví smerovanie do daňového priznania DPH a kontrolného výkazu DPH.

Funkciu Rozúčtovanie dokladov môžeme použiť pre tuzemské a zahraničné okruhy došlých a odoslaných faktúr vrátane opravných dokladov k nim (dobropisy, ťarchopisy).

Tiež si môžeme vybrať rôzne typy automatických účtovaní, napr. pre vyššiu, nižšiu sadzbu DPH, pre samozdanenie. Pre správne fungovanie je potrebné, aby bola suma uvedená v rozpise DPH na doklade v správnej sadzbe.

Po ukončení funkcie nás program informuje o výsledku. Upozorní nás, ktoré doklady boli a ktoré neboli rozúčtované.

Funkcia Rozúčtovanie dokladov sa nespustí na už rozúčtovaných dokladoch, na dokladoch uzavretých uzávierkou DPH, so systémovým príznakom alebo na zamknutých dokladoch.

Hromadná zmena textu

Funkciu využijeme aj na už zaúčtovaných dokladoch, na ktorých chceme hromadne doplniť či zmeniť text v doklade. V tomto prípade si v bunke Automatické účtovanie vyberieme voľbu Bez rozúčtovania.

V bunke Text zvolíme buď preddefinovaný text alebo priamo napíšeme vlastný.

Hromadná zmenu textu sa vykoná opäť len na označených dokladoch.

Využite online riešenie a vyhnite sa tak ručnému triedeniu dokladov a prepisovaniu množstva údajov. Ušetríte si čas a získate ešte oveľa viac. Stačia na to dva kroky:

1. Naskenovanie QR kódov dokladov z eKasy do online aplikácie Elektronické doklady
2. Stiahnutie dokladov priamo do programu ALFA plus

Používanie aplikácie Elektronické doklady

V mobile sa prihláste do aplikácie Elektronické doklady https://fakturacia.kros.sk/blocky rovnakým účtom ako do iných KROS aplikácií (napr. eFaktúry ELIS, MY JOB, KROS účet, atď.). Možnosť Vytvoriť nový účet použite iba vtedy, ak ešte nepoužívate žiadnu aplikáciu.

Vytvorte si novú firmu, pre ktorú chcete skenovať bločky. Porovnávacím kritériom pre import bločkov do programu ALFA plus je IČO. Tento údaj musí byť totožný v aplikácii Elektronické doklady aj v ALFE plus.

Načítať môžete doklady za nákup tovaru/služieb alebo vrátenie tovaru, doklad za inkaso faktúr či úhradu dobropisov.

V nasledujúcom kroku vyberte, či pri nákupe prebehla Platba v hotovosti alebo Platba kartou, nakoľko táto informácia sa v QR kóde nenachádza.

Ďalšie praktické funkcie aplikácie:

• Naskenované bločky pridané do aplikácie sa automaticky zotriedia podľa dátumu
• V časti Hľadať doklad vyhľadáte podľa partnera alebo sumy.
• Údaje bločku v aplikácií nemožno meniť.
• Doklad môžete opakovane z aplikácie vymazať a naskenovať nanovo (ak napríklad potrebujete zmeniť spôsob platby alebo ak doklad nepatrí do danej firmy).
• Aplikácia kontroluje duplicity, takže v rámci jednej firmy doklad naskenujete len raz.

Stiahnutie dokladov z aplikácie do ALFY plus 

• Naskenované bločky v peňažnom denníku načítate cez Import Bločkov.

• Vo formulári tlačidlom Prepoj prepojte účtovníctvo s účtom vo Fakturácii. Podmienkou pre úspešné prepojenie je zhodné IČO firmy v aplikácii Elektronické doklady s firmou v ALFE plus. Po prepojení bude na tlačidle uvedené Zmeň.
• Vyberte pokladnicu – pre platby v hotovosti, prípadne správny číselný rad pre interné doklady – platby kartou a stĺpec peňažného denníka.

• Do peňažného denníka budú stiahnuté len aktuálne bločky, ktoré ešte neboli stiahnuté pri predchádzajúcom importe.
• Naimportované bločky majú automaticky nastavený riadok DPH – podľa sadzby DPH a oddiel KV DPH.

Bločky hradené platobnou kartou budú naimportované a automaticky preúčtované na priebežnú položku. Nastaví sa im príznak Platba kartou. Táto funkčnosť platí len pre jednoduché účtovníctvo, neplatí pre daňovú evidenciu.