So spoločnosťou ABC, s. r. o. bola uzavretá ročná nájomná zmluva na prenájom kancelárskych priestorov. Z podmienok zmluvy vyplýva povinnosť uhrádzať každý mesiac sumu 250 Eur bez DPH. Faktúry sú splatné vždy k 20. dňu daného mesiaca alebo najbližší pracovný deň po tomto dni.
Keďže ide o opakujúcu sa platbu, je možné vytvoriť splátkový kalendár, kde budú zadané jednotlivé mesačné splátky:
1. V evidencii splátkových kalendárov (Evidencia – Splátkové kalendáre) pomocou tlačidla Pridaj pridáte novú kartu splátok. V hornej časti je potrebné vybrať typ splátky Poskytované splátky (záväzky) a vyplniť ostatné údaje (aj na záložke Partner, resp. Ostatné údaje).
2. V dolnej časti je potrebné najskôr v záložke Fakturácia zapnúť voľbu Automaticky negenerovať, pretože ide o záväzky, z ktorých sa budú generovať iba doklady do Evidencie účtovných dokladov.
3. V záložke Splátky pridáte prvú splátku. Po stlačení tlačidla Pridaj zadáte príslušné údaje – Variabilný symbol a Dátum splatnosti. V rozbaľovacom zozname Mena ponecháte “EUR”.
4. V záložke Položky je potrebné pridať položky splátky. Sadzbu DPH zvolíte “Vyššia”. V záložke EUD môžete nastaviť nákladový účet s príslušnou analytikou a Typ sumy ponecháte “A”.
5. Ak sledujete náklady v členení na strediská, zákazky, činnosti alebo pracovníkov, tak v záložke SZČP môžete doplniť aj toto členenie. Uloženie položky je potrebné potvrdiť tlačidlom Ok.
6. Celú splátku potvrdíte tlačidlom Ok.
7. Ostatné mesačné splátky môžete vytvoriť v záložke Splátky ako kópiu z prvej mesačnej splátky pomocou tlačidla Ďalšie funkcie – Automatické generovanie splátok. Generovanie splátok si môžete nastaviť nasledovne:
Dátum Generovať do dátumu je potrebné nastaviť vyšší než je deň poslednej splátky. Pri takomto nastavení sa vygeneruje posledná splátka aj v prípade, že by padla na deň pracovného pokoja.
8. Nakoniec v záložke EUD nastavíte Okruh, Evidenciu a Číselný rad pre zmluvné faktúry.
9. Jednotlivé faktúry môžete potom každý mesiac jednoducho generovať použitím automatickej funkcie v module Evidencia – Účtovné doklady. V záložke Funkcie po stlačení tlačidla Ďalšie funkcie vyberiete položku Automatické generovanie dokladov zo splátkových kalendárov. Nastavíte výberové podmienky pre generovanie dokladov a potvrdíte tlačidlom Ok:
Dátum vyhotovenia/prijatia je potrebné zadať tak, aby dátum splatnosti na splátke bol vyšší, t. j. aby logicky splatnosť faktúry bola vyššia než dátum vyhotovenia/prijatia faktúry.
Pri automatickom generovaní dokladov musí byť nastavený okruh, evidencia a číselný rad zhodne s nastavením v karte splátok v splátkovom kalendári, príp. nastavený okruh na položku (Všetko).
