KROS Digitálna kancelária - prihlásenie do aplikácie a stiahnutie bločkov do ALFY plus

 

Využite online riešenie a vyhnite sa tak ručnému triedeniu dokladov a prepisovaniu množstva údajov. Ušetríte si čas a získate ešte oveľa viac. Stačia na to dva kroky:

  • naskenovanie QR kódov z bločkov,
  • stiahnutie dokladov priamo do programu ALFA plus.

Používanie aplikácie KROS Digitálna kancelária

V mobile sa prihláste do aplikácie KROS Digitálna kancelária https://www.kros.sk/digitalna-kancelaria/ rovnakým účtom ako do iných KROS aplikácií (napr. eFaktúry ELIS, MY JOB, KROS účet, atď.).

Možnosť Vytvoriť nový účet použite iba vtedy, ak ešte nepoužívate žiadnu aplikáciu.

Vytvorte si novú firmu, pre ktorú chcete skenovať bločky. Porovnávacím kritériom pre import bločkov do Alfy plus je IČO. Tento údaj musí byť totožný v aplikácii KROS digitálna kancelária aj v Alfe plus.

Načítať môžete doklady za nákup tovarov/služieb alebo vrátenie tovaru, doklady ako inkaso faktúr či úhradu dobropisov.

V nasledujúcom kroku vyberte, či pri nákupe prebehla platba v hotovosti alebo platba kartou, nakoľko táto informácia sa v QR kóde nenachádza.

Doklad sa podľa toho neskôr prenesie do Alfy plus buď ako pokladničný doklad alebo interný doklad.

KROS Digitálna kancelária umožňuje uchovávať aj fotografiu originálneho bločku, ktorá slúži pre potreby digitálnej archivácie dokladov.

V ďalšom kroku Vám aplikácia ponúkne možnosť Fotiť originál bločku. Tento krok nie je povinný. Pokiaľ nechcete uchovávať bločky v digitálnej podobe, môžete pokračovať v skenovaní ďalšieho bločku.

Naskenované bločky spolu s prílohami sa automaticky pridajú do zoznamu dokladov. Bloček s prílohou je označený spinkou v zoznamovej časti dokladov:

Ak ste si počas skenovania bločkov mobilom zabudli pridať prílohu k bločku, v desktopovej aplikácii tak môžete urobiť aj dodatočne kliknutím na ikonu spinky.

V naskenovanom doklade môžete dodatočne zmeniť aj spôsob úhrady.

Ďalšie funkcie aplikácie:

  • v časti Hľadať doklad vyhľadáte podľa partnera alebo sumy,
  • na naskenovanom bločku možno meniť len Spôsob úhrady, poprípade Popis,
  • doklad môžete opakovane z aplikácie vymazať a naskenovať nanovo,
  • aplikácia kontroluje duplicity, takže v rámci jednej firmy doklad naskenujete len raz.

Skenovanie bločkov priamo cez počítač

Skenovanie bločkov je možné aj cez počítač.

Pre aktivovanie funkcie snímania bločkov cez kameru počítača je potrebné digitálnu kanceláriu prepnúť do režimu „mobil“ nasledovným spôsobom:

  • zmenšite okno prehliadača približne na polovicu veľkosti tak, že sa tlačidlo „+ Bloček“ presunie z ľavej časti do stredu obrazovky.

Kliknutím na tlačidlo „+Bloček“ sa spustí  skenovanie bločkov:    

Režim „mobilu“ je možné vyvolať aj klávesou F12 a kliknutím na ikonu mobilu:

Stiahnutie dokladov z aplikácie do ALFY plus

  •  Naskenované bločky v peňažnom denníku načítate cez Import bločkov.
  • Vo formulári tlačidlom Prepoj prepojte účtovníctvo s účtom v aplikácií. Podmienkou pre úspešné prepojenie je zhodné IČO firmy. Po prepojení bude na tlačidle uvedené Zmeň.
  • Vyberte pokladnicu - pre platby v hotovosti, prípadne správny číselný rad pre interné doklady - platby kartou a stĺpec peňažného denníka.

  • Do peňažného denníka budú stiahnuté len aktuálne bločky, ktoré ešte neboli stiahnuté pri predchádzajúcom importe, alebo bločky, ktoré ste v KROS Digitálnej kancelárii od posledného importu opravovali (napríklad ste menili spôsob platby).
  • Naimportované bločky majú automaticky nastavený riadok DPH – podľa sadzby DPH a oddiel KV DPH.
  • Aplikácia KROS Digitálna kancelária umožňuje aj ručné zadanie bločkov – napríklad zahraničných bločkov, ktoré nemajú QR kód. Pri ručnom zadávaní bločkov vystavených v mene EUR môžete zadávať aj inú sadzbu DPH (platnú pre zahraničie). Takéto bločky sa automaticky naimportujú v sadzbe DPH – N.

Bločky hradené platobnou kartou budú naimportované do interných dokladov a zaúčtované aj na priebežnú položku. Nastaví sa im príznak Platba kartou. Táto funkčnosť platí len pre jednoduché účtovníctvo, neplatí pre daňovú evidenciu.