Od začiatku nového roka všetci mzdári očakávajú prvé zmeny týkajúce sa oznamovacích povinností do Sociálnej poisťovne. Novinka, ktorú Sociálna poisťovňa pripravila nesie názov IČPV a my sme pre vás pripravili všetky potrebné informácie na prácu s ním v programe OLYMP.
Čo je IČPV?
IČPV je 12 miestny číselný identifikátor právneho vzťahu, pridelený Sociálnou poisťovňou pri prihlásení zamestnanca na konkrétny poistný (právny) vzťah.
Nové prihlášky a pridelenie IČPV
Ak prihlasujete do Sociálnej poisťovne nového zamestnanca, jeho prihláška ešte nebude obsahovať IČPV. Sociálna poisťovňa ho pridelí a sprístupní zamestnávateľovi bezodkladne, po doručení prihlášky do registra prostredníctvom svojich elektronických služieb.
IČPV a OLYMP
Zadávanie IČPV v programe OLYMP je možné urobiť:
- manuálne – túto možnosť využijete najmä pre novo prijatých zamestnancov a manuálne zadania IČPV pre trvajúce právne vzťahy.
Do evidencie Personalistika – Pracovné pomery – Nová zmluva pribudlo pole pre zadanie IČPV. Po pridelení IČPV Sociálnou poisťovňou ho zaevidujete a potvrdíte cez OK, aby sa zmeny uložili.
Rovnako postupujete aj v prípade, ak pracovný pomer, či dohoda vznikla pred 1. 1. 2021. Stačí vstúpiť cez oprav do hlavného záznamu (t. j. nie do dodatku ani do zmeny, ale do hlavného pracovného vzťahu), zadať IČPV a potvrdiť evidenciu cez OK.
2. automatickým importom – túto funkciu využijete najmä pre právne vzťahy, ktoré aktuálne trvajú a vznikli pred 1. 1. 2021.
V časti Mzdové funkcie – Import IČPV vyberiete súbor vo formáte .csv. Tento súbor získate na portáli Sociálnej poisťovne – Elektronické služby – v menu Register. Po vygenerovaní a stiahnutí csv súboru do Vášho počítača ho jednoducho naimportujete do programu OLYMP.
Táto funkcia zabezpečí, že pre všetky právne vzťahy, ku ktorým sa viaže povinnosť evidencie a používania IČPV, sa IČPV naimportuje automaticky. Zapíše sa na rovnaké miesto v právnom vzťahu ako pri jeho manuálnom zadaní.
Môže sa stať, že v niektorých prípadoch sa IČPV nenaimportuje?
a) u dohodárov s uplatnenou výnimkou z dôchodkového poistenia, a to v prípade, ak prekročili príjem. V súbore zo Sociálnej poisťovne sa uvádza napr. dátum kedy zamestnanec prekročil príjem (zmenila sa mu rola), ale v programe sa import kontroluje so začiatkom vzniku dohody.
Vtedy je potrebné doplniť IČPV manuálne ako v kroku č. 1.
b) u starších pracovných pomerov, napr. v prípade delimitácie alebo zmeny názvu firmy. Stretli sme sa s tým, že Sociálna poisťovňa v csv súbore neuviedla pri starších pracovných pomeroch dátum ich vzniku, ale dátum delimitácie/zmeny názvu.
V programe sa import kontroluje so začiatkom vzniku pracovného pomeru, a teda bude potrebné IČPV zadať manuálne podľa kroku č. 1.
c) IČPV je bez úvodných núl, teda má napr. iba 9 miest namiesto 12. Dochádza k tomu vtedy, keď je súbor csv pred importom otvorený. PC ho otvorí v aplikácií MS Excel, ktorá môže zmeniť štruktúru alebo formát súboru. V mnohých prípadoch dôjde k zmene aj samotného IČPV (keď sa na začiatku IČPV nachádza jedna alebo viaceré nuly). Tie aplikácia MS Excel automaticky po otvorení vymaže.
Akonáhle raz údaje naimportujete do programu, pri opakovanom importe sa už IČPV neprepíše. Vtedy je potrebné upraviť IČPV manuálne ako v kroku č. 1 a doplniť tam chýbajúce nuly.
Informácie v dokumente sú spracované k právnemu stavu platnému ku dňu jeho publikácie. 25.01.2021