Importované bankové výpisy
Aby ste nemuseli jednotlivé pohyby na bankovom účte evidovať do programu ručne, môžete ich hromadne zaúčtovať pomocou importovaných bankových výpisov – cez funkciu Zaúčtovanie bankového výpisu priamo do programu.
Sprístupnime si ju cez menu Evidencia – Importované bankové výpisy v záložke Funkcie – Načítaj výpis alebo v EUD v záložke Funkcie – Ďalšie funkcie – Automatické zaúčtovanie bankového výpisu.
Jednotlivé položky načítaného bankového výpisu sa zaúčtujú a spárujú s dokladmi v účtovníctve (uhradia sa odoslané faktúry, došlé faktúry, dobropisy a pod. podľa kritérií párovania ako napr. variabilný symbol, špecifický symbol atď.).
Kritéria párovania v importe bankových výpisov
Sprístupnime si ich vo formulári Zaúčtovanie bankového výpisu cez Možnosti. V nich si definujeme kritéria, na základe ktorých sa párujú položky bankového výpisu s pohľadávkami a záväzkami. Štandardne je nastavený:
- variabilný symbol,
- suma s toleranciou 10 €,
- párovať aj čiastočné úhrady.
Pri párovaní musia platiť všetky kritéria súčasne, aby program priradil úhradu k faktúre. Ak označíme voľbu Variabilný symbol, program kontroluje variabilný symbol pri pohľadávkach s údajom v poli Interné číslo a pri záväzkoch s údajom v poli Externé číslo.
Ak majú Odoslané faktúry alebo Preddavkové faktúry iné interné číslo ako externé číslo, odporúčame označiť voľbu VS párovať na externé číslo dokladu. Pri kreditných obratoch program kontroluje variabilný symbol v importovanom súbore s externým číslom dokladu.
Vypnutím voľby Hľadať čiastočnú zhodu VS sa spracovanie bankového výpisu môže urýchliť až 3-násobne. Túto voľbu odporúčame vypnúť v prípade, že doklady obsahujú menej ciferné variabilné symboly, ktorých číslice by mohli byť súčasťou viacerých variabilných symbolov. Naopak, túto voľbu odporúčame ponechať v prípade, že doklady obsahujú viacciferné variabilné symboly, pri zaevidovaní ktorých sa mohol napr. dodávateľ alebo odberateľ pomýliť a zameniť jednu číslicu.
Pravidlá pre zaúčtovanie v importe bankových výpisov
Pre zaúčtovanie položiek bankového výpisu si môžete zadefinovať aj rôzne pravidlá pre zaúčtovanie. Nastavíme si ich cez formulár Zaúčtovanie bankového výpisu pomocou tlačidla Možnosti.
Vytvorenie pravidla zaúčtovania pre položku v bankovom výpise (bankový poplatok), ktorá obsahuje popis transakcie VEDENIE UCTU. Pravidlo vytvoríme kópiou z vytvoreného pravidla zaúčtovania (1 – Bankové poplatky).
Najskôr nastavíme prioritu pravidla (poradové číslo), jeho názov a číslo bankového účtu, pre ktorý bude platiť.
Za podmienok – určíme, aké parametre by mala spĺňať príslušná položka z bankového výpisu. Vedenie účtu predstavuje debetnú položku (zapneme položku Debet) a okrem toho aj Popis transakcie, pretože na základe tohto textu sú rozlíšené položky v bankovom výpise. Pri Popise transakcie označíme „obsahuje“ a do bunky Popis transakcie doplníme text z bankového výpisu: VEDENIE UCTU.
Vykonaj akciu – nastavíme, ako sa má príslušná položka z bankového výpisu zaúčtovať. Ak má zaúčtovaná položka obsahovať text v záhlaví dokladu, zapneme voľbu Nastav text v záhlaví dokladu a do textu doplníme napr. Vedenie účtu. Ďalej vyberieme účet MD syntetický a analytický, na ktorý má byť príslušná položka zaúčtovaná. Ak má zaúčtovaná položka obsahovať aj text, označíme voľbu Nastav text účtovného zápisu a do textu doplníme napr. Vedenie účtu.
Položky bankového výpisu, ktoré program na základe vytvorených pravidiel zaúčtovania zaúčtuje do Evidencie účtovných dokladov, sú označené zeleným štvorčekom v stĺpci OK vo formulári Importované bankové výpisy. Položky, ktoré nezaúčtuje, je možné označiť pomocou funkcie Označ – Označ nezaúčtované. Tieto položky je možné vytlačiť (k tomu slúži tlačová zostava Bankové výpisy) a ručne skontrolovať, prípadne ručne zaúčtovať. Položky, ktoré program z výpisu nezapíše (prípadne ani nenačíta je možné ručne pridať pomocou tlačidla Pridaj vo formulári Importované bankové výpisy.
Ak už bankový výpis bol naimportovaný a pravidlo pre zaúčtovanie bolo vytvorené dodatočne, pre zaúčtovanie možno využiť funkciu Zobrazené zaúčtuj.
Export príkazu na úhradu
Voľbu export príkazu na úhradu môžeme využiť namiesto ručného vypisovania príkazov na úhradu. V programe OMEGA ho vytvoríme a následne ho môžeme zaslať v elektronickom formáte banke. Nový príkaz si vytvoríme stlačením tlačidla Pridaj v Evidencii – Príkazy na úhradu.
Jednotlivé položky môžeme pridať dvoma spôsobmi:
- ručne – potvrdením tlačidla Pridaj, vypĺňajú sa všetky údaje ručne alebo
- potvrdením tlačidla Pridaj zo záväzkov/ z pohľadávok.
Program umožňuje aj hromadné pridávanie dokladov. Vtedy si vyfiltrujeme vybrané doklady cez Možnosti – Vybrať zobrazené doklady a všetky faktúry sa nám prenesú do príkazu. Príkaz na úhradu vyexportujeme potvrdením tlačidla Export pre HB, kde si vyberieme miesto, kam sa uloží výstup pre banku.
