Import stravného

Do výplat, vygenerovaných na základe údajov z personalistiky, pracovných kalendárov a plánu dovoleniek, je možné ešte naimportovať:

zrážku stravné, prípadne niektoré ďalšie zrážky s pevne stanovenou čiastkou
finančný príspevok na stravu, t.j. zložky mzdy 979 finančný príspevok na stravu a 516 finančný príspevok na stravu zo SF

Import je možné urobiť buď zo súboru programu Excel .xls, .xlsx alebo zo súboru s príponou .txt, pričom súbor musí obsahovať údaje v správnej štruktúre.

Import spustíte cez menu Mzdové funkcie – Import stravného. Zobrazí sa formulár, v ktorom pomocou tlačidla s lupou zadáte umiestnenie importného súboru:

Tlačidlom Ok spustíte samotný import, ktorého priebeh indikuje farebná lišta v dolnej časti obrazovky. Po naimportovaní všetkých údajov sa zobrazí informačné okno s výsledkom importu a ponukou označiť mzdy s doplnenou zrážkou stravné.

Údaje je možné importovať iba do už vygenerovaných výplat aktuálneho mesiaca. Ak by ste teda mali v importnom súbore zadané údaje aj pre zamestnanca, ktorý ešte nemá vygenerovanú mzdu, tieto by sa do programu nepreniesli.

Import zrážky „stravné“ s pevnou čiastkou

Štruktúra importného súboru

Importný súbor vo formáte .txt, musí mať údaje zoradené v stĺpcoch a jednotlivé stĺpce oddelené tabulátormi. Import z formátu .xls, .xlsx je možný iba v prípade, že je nainštalovaný Excel a naimportujú sa vždy iba údaje z prvého hárku v súbore.

Štruktúra údajov je nasledovná:

riadok s hlavičkami stĺpcov, musí obsahovať:
- v 1. stĺpci znaky “##&” (označuje riadok s hlavičkami stĺpcov),
- v 2. stĺpci text “OSCISLO”,
- v ďalšom stĺpci text „ZR_STRAVNE“.
riadky s údajmi pre import sú v nasledovnej štruktúre:
- v 1. stĺpci môže byť akýkoľvek údaj (v našom príklade je to číslo divízie) alebo ho môžete ponechať prázdny,
- v 2. stĺpci je osobné číslo zamestnanca, ktoré má pridelené v programe,
- v ďalšom stĺpci je výška sumy prislúchajúca zrážke stravné.
v riadku pod hlavičkou je možné zadať popis danej zrážky. V prvom stĺpci musí byť uvedené „##&Popis“. Ak je tento riadok vyplnený, do popisu zrážky sa všetkým uvedie text, ktorý je v ňom napísaný.
v ostatných riadkoch si môžete zadať Vaše pomocné údaje.

Podklady si môžete pripraviť v programe MS Excel. Označenie stĺpcov a rozloženie údajov však musí zodpovedať vyššie uvedenému popisu. Príklad takéhoto súboru:

Údaje vyznačené farebne sú povinné.

Ak budete robiť import z txt, tak po vytvorení uvedeného excelového súboru je potrebné tento súbor uložiť ako Typ “Text (oddelený tabulátormi)” – t.j. .txt súbor (čo zabezpečí jeho správnu štruktúru). Po uložení sa vytvorí textový súbor, v ktorom sú údaje oddelené tabulátormi.

Štruktúra súboru pre import stravného je rovnaká ako pre import odmien, preto je možné vytvoriť si jeden súbor, z ktorého naimportujete súčasne odmeny aj stravné.

Import ďalších zrážok

Do vygenerovaných výplat je možné naimportovať aj zrážky: iná zrážka, záloha, nevyúčtovaný preddavok cestovného, sporenie, pôžička a príspevok odborom, všetky s pevne stanovenou čiastkou.

Štruktúra súboru je rovnaká ako pre import stravného, ale pre import týchto zrážok je potrebné do hlavičky napísať ZR_INA_ZRAZKA, ZR_ZALOHA, ZR_CESTOVNE, ZR_SPORENIE, ZR_POZICKA, ZR_ODBORY.

Import týchto zrážok vykonáte tiež cez Mzdové funkcie – Import stravného.

Import počtu dní v zrážke “stravné” s výpočtom Čiastka na deň

Pomocou funkcie Import stravného je možné naimportovať Počet dní do zrážky “stravné” s výpočtom Čiastka na deň. Program vypočíta výslednú čiastku automaticky na základe zadanej čiastky na deň a naimportovaného počtu dní. Importný súbor musí v takomto prípade okrem stĺpcov “##&” a “OSCISLO” obsahovať aj stĺpec s názvom “ZR_STRAVNE_DNI”, v ktorom je uvedený počet dní.

Ak je vo výplate zrážka stravné s výpočtom Čiastka na deň, naimportuje sa do nej počet dní a vypočíta sa výsledná čiastka. Ak vo výplate nie je zrážka stravné s výpočtom Čiastka na deň, pridá sa zrážka do výplaty s naimportovaným počtom dní avšak bez výslednej čiastky. Výplata bude v takomto prípade svietiť na červeno, pretože je potrebné do zrážky doplniť čiastku na deň, aby sa výsledná čiastka mala z čoho vypočítať.

Po takomto importe sa v zrážke už neberie do úvahy počet odpracovaných dní z výplaty, ale iba počet dní z importného súboru.

Import finančného príspevku na stravu

Do vypočítaných výplat je možné naimportovať zložky mzdy 979 finančný príspevok na stravu a 516 finančný príspevok na stravu zo SF aj s počtom dní, prípadne importom doplniť počet dní do týchto zložiek.

Import je možné urobiť buď zo súboru programu Excel .xls, .xlsx alebo zo súboru s príponou .txt, pričom súbor musí obsahovať údaje v správnej štruktúre. Štruktúra súboru je rovnaká ako štruktúra súboru pre import zložiek mzdy (Mzdové funkcie - Import odmien).

Údaje sú zobrazené v stĺpcoch a jednotlivé stĺpce v txt súbore sú oddelené tabulátormi. Import z formátu .xls, .xlsx je možný iba v prípade, že je nainštalovaný Excel a naimportujú sa vždy iba údaje z prvého hárku v súbore.

Ďalšia štruktúra údajov je nasledovná:

riadok s hlavičkami stĺpcov, musí obsahovať:
- v 1. stĺpci znaky “##&” (označuje riadok s hlavičkami stĺpcov),
- v 2. stĺpci text “OSCISLO“,
- v ostatných stĺpcoch kódy zložiek mzdy, ktoré sa budú importovať, t.j. 979 resp. 516,
- ak chcete importovať aj počet dní, v hlavičke musí byť uvedený KódZM_dni (979_dni, 516_dni).
riadky s údajmi pre import sú v nasledovnej štruktúre:
- v 1. stĺpci môže byť akýkoľvek údaj (v našom príklade je to číslo strediska) alebo ho môžete ponechať prázdny,
- v 2. stĺpci je osobné číslo zamestnanca, ktoré má pridelené v programe,
- v ostatných stĺpcoch je výška sumy prislúchajúca danej zložke mzdy, prípadne počet hodín danej zložky mzdy,
v riadku pod hlavičkou je možné zadať popis zložky mzdy. V prvom stĺpci musí byť uvedené ##&Popis. Ak je tento riadok vyplnený, do popisu zložky sa všetkým uvedie text, ktorý je v ňom napísaný. Ak importujete čiastku aj dni, popis musí byť pri oboch rovnaký.
v ostatných riadkoch si môžete zadať Vaše pomocné údaje.

Pri importe je dôležité, v akom poradí sú v súbore zadané stĺpce s čiastkou a s počtom dní. Podľa toho sa naimportuje buď ZM s tarifou EUR alebo s tarifou EUR/deň. Môžu nastať tieto situácie:

najprv je zadaný stĺpec s čiastkou, za ním je stĺpec s počtom dní – naimportuje sa uvedená ZM s tarifou EUR a uvedenou čiastkou a príslušným počtom dní
najprv je zadaný stĺpec s počtom dní a za ním stĺpec s čiastkou – naimportuje sa uvedená ZM s tarifou EUR/deň, do tarify sa doplní zadaná suma a do počtu dní zadaný počet dní
je zadaný iba stĺpec s čiastkou – naimportuje sa uvedená ZM s tarifou EUR a uvedenou čiastkou bez počtu dní
je zadaný iba počet dní – ak je už vo výplate daná ZM, doplní sa na ňu príslušný počet dní

Príklad súboru s rôznymi situáciami:

Osobnému číslu 001 sa naimportuje ZM 516 s čiastkou 26 EUR, ZM 979 s čiastkou 54 EUR, v oboch počet dní 21.

Osobnému číslu 002 sa naimportuje ZM 516 s tarifou 1,5 EUR/deň, ZM 979 s tarifou 3 EUR/deň, v oboch počet dní 22.

Osobnému číslu 003 sa do oboch zložiek mzdy 516 aj 979 vo výplate naimportuje počet dní 19. Zložky 979 a 516 musia byť vo výplate zadané už pred importom.

Vytvorený súbor naimportujete do výplat prostredníctvom menu Mzdové funkcie – Import stravného, pričom je potrebné zvoliť prostredníctvom číselníka cestu, kde je vami vytvorený súbor uložený. Po stlačení tlačidla Náhľad súboru sa otvorí zvolený importný súbor. Po potvrdení tlačidla Ok program spustí samotný import, ktorého priebeh indikuje farebná lišta v dolnej časti obrazovky. Po naimportovaní všetkých údajov sa zobrazí informačné okno s výsledkom importu.

Import počtu dní do zložiek mzdy 979 a 516

Pomocou funkcie Import stravného je možné naimportovať Počet dní do oboch zložiek mzdy 979 aj 516 naraz. Importný súbor musí v takomto prípade okrem stĺpcov “##&” a “OSCISLO” obsahovať aj stĺpec s názvom “ZM_STRAVNE_DNI“, v ktorom je uvedený počet dní. Na horeuvedenom obrázku je to situácia s os. číslom 003.

Ak je vo výplate zložka mzdy 979 a 516, naimportuje sa do oboch počet dní a prípadne sa vypočíta výsledná čiastka.

Ak vo výplate nie je zložka mzdy 979 ani 516, import neprebehne.

Po takomto importe sa v zložke mzdy už neberie do úvahy počet odpracovaných dní z výplaty, ale iba počet dní z importného súboru.

Vzorové šablóny pre importy stravného nájdete v programe OLYMP cez menu Úvodná obrazovka v časti Užitočné linky – Pomocné tabuľky, alebo priamo na našom webe v Pomôckach pre mzdárov.

Informácie v dokumente sú spracované k právnemu stavu platnému ku dňu jeho publikácie. 07.10.2021