Elektronické doklady – načítanie do aplikácie a stiahnutie do OMEGY

Využite online riešenie a vyhnite sa tak ručnému triedeniu dokladov a prepisovaniu množstva údajov, navyše v časovej tiesni pred uzávierkou. Ušetríte si čas a získate ešte oveľa viac. Stačia na to dva kroky.

1. Naskenovanie QR kódov dokladov z eKasy do aplikácie Elektronické doklady.
2.  Stiahnutie dokladov priamo do OMEGY a hromadne rozúčtovanie.

Používanie aplikácie Elektronické doklady

V mobile sa prihlásime do aplikácie Elektronické doklady https://fakturacia.kros.sk rovnakým účtom ako do iných KROS aplikácií (napr. eFaktúry ELIS, MY JOB, KROS účet, atď.). Vytvoriť nový účet použijeme iba ak ešte nepoužívame žiadnu aplikáciu.

Vytvoríme si novú firmu, pre ktorú chceme skenovať bločky. Porovnávacím kritériom pre import bločkov do programu Omega je IČO. Tento údaj musí byť totožný v aplikácii Elektronické doklady aj v OMEGE.

Načítať môžeme doklady za nákup tovaru/služieb alebo vrátenie tovaru, doklad za inkaso faktúr či úhradu dobropisov.

V nasledujúcom kroku vyberieme, či pri nákupe prebehla Platba v hotovosti alebo Platba kartou, nakoľko táto informácia sa v QR kóde nenachádza.

Ďalšie praktické funkcie aplikácie:

• Naskenované bločky pridané do aplikácie sa automaticky zotriedia podľa dátumu
• V časti Hľadať doklad vyhľadáme podľa partnera alebo sumy.
• Údaje bločku v aplikácií nemožno meniť.
• Doklad môžeme opakovane z aplikácie vymazať a naskenovať nanovo (ak napríklad potrebujeme zmeniť spôsob platby, alebo doklad nepatrí do danej firmy).
• Aplikácia kontroluje duplicity, takže v rámci jednej firmy doklad naskenujeme len raz.

Stiahnutie dokladov z aplikácie do OMEGY

Podmienkou pre správne prepojenie je zhodné IČO v aplikácii Elektronické doklady a v OMEGE.

Pred prvým sťahovaním bločkov v programe OMEGA v menu Evidencia – Účtovné doklady klikneme na funkciu Stiahni z KROS Fakturácie a zvolíme Nastavenia.

Následne klikneme na funkciu Stiahni bločky.

Rovnakú funkciu nájdeme aj v zjednodušených evidenciách (napr. Pokladničná kniha, Kniha interných dokladov, atď.). Využívať ich môžeme ak máme ako používateľ OMEGY prístup do EUD a zároveň zapnuté Povoliť import údajov.

Zobrazí sa formulár na prihlásenie a OMEGA vyhľadá v aplikácii Elektronické doklady firmu s rovnakým IČO. Prepojenie sa nevykoná, ak v aplikácii Elektronické doklady nie je firma so zhodným IČO alebo sme sa prihlásili pod nesprávnym kontom. Upozorňujúca hláška nám ponúkne link na prihlásenie pod iným kontom.

Ak program nájde v aplikácii Elektronické doklady viac firiem s rovnakým IČO, vyberieme tú firmu, z ktorej ideme bločky importovať.

Ako sa bločky načítajú do OMEGY

Naimportovať do účtovníctva vieme doklady v tuzemskej mene, pričom novo naimportované doklady sa v OMEGE označia, ostatné doklady sa odznačia.

Podľa toho, či nakupujeme na firmu (teda na bločku je IČO nakupujúceho) a tiež podľa znamienka pri sume dokladu, sa bločky naimportujú do OMEGY nasledovne:

• Kladný bloček bez IČO firmy – výdaj (nákup tovaru/služby).
• Záporný bloček bez IČO firmy – príjem (storno  nákupu).
• Kladný bloček s IČO firmy – príjem (inkaso odberateľskej faktúry).
• Záporný bloček s IČO firmy – výdaj (úhrada odoslaného dobropisu).

Podľa typu platby bude doklad zapísaný do okruhu PD (platený v hotovosti) alebo do okruhu ID (platený kartou).

Dátumy na stiahnutých dokladoch, ktoré patria do obdobia v OMEGE už uzavretého uzávierkou DPH, sa upravia na dátumy do nasledujúceho neuzavretého obdobia.

Program pri stiahnutí upozorní, ak doklady nenaimportoval, lebo bol celý rok uzatvorený uzávierkami DPH a uzávierkou účtovníctva, a tiež že treba skontrolovať doklady, ktoré sú s nulovou hodnotou. Zoznam stiahnutých dokladov, vrátane upozornení, sa uloží do priečinku Omega/Temp po každom importe.

Takto stiahnuté pokladničné doklady alebo interné doklady hromadne rozúčtujeme pomocou funkcie Rozúčtovanie dokladov, podobne ako faktúry siahnuté z ELIS alebo naimportované z iných softvérov.

Pred prvým stiahnutím bločkov z Kros fakturácie je nutné skontrolovať a odstrániť duplicitné číslovanie dokladov. V opačnom prípade môže nastať situácia, že prílohy budú nesprávne pridelené. Pri hromadnom prečíslovaní je taktiež potrebné skontrolovať od akého čísla začať číslovať, aby nevznikli duplicity.