Od 14. januára 2021 je zamestnávateľ povinný uvádzať pri komunikácii so Sociálnou poisťovňou (ďalej SP) identifikačné číslo právneho vzťahu (ďalej IČPV). V praxi sa stále stretávate s rôznymi situáciami a otázkami ohľadom správnej evidencie u zamestnanca. Prinášame Vám odpovede na tie najčastejšie.
Pri prihláške nového zamestnanca nemám vyplnené IČPV?
Od 1. januára 2021 je Sociálna poisťovňa povinná oznámiť zamestnávateľovi IČPV zamestnanca. U nových poistných vzťahov ho SP sprístupni bezodkladne, až po spracovaní registračného listu fyzickej osoby (RLFO) – prihláška.
IČPV sa teda pri odoslaní RLFO – prihláška neuvádza. Je to z dôvodu, že pri odosielaní prihlášky zamestnávateľ ešte IČPV nepozná, vygeneruje sa až po úspešnom spracovaní RLFO – prihláška Sociálnou poisťovňou.
IČPV sa povinne uvádza pri odoslaní:
- RLFO zmena, prerušenie, odhláška, zrušenie prihlásenia,
- RLFO prihláška typ zamestnanca 11, 12, 15, 16, 19, 20, 21 a 22 1,
- prílohy Mesačného výkazu poistného a príspevkov za obdobie 01/2021 a vyššie v každom riadku prílohy,
- prílohy Výkazu poistného a príspevkov od obdobia 01/2021 a vyššie a to len pre riadky prílohy Výkazu poistného a príspevkov od obdobia 01/2021 a vyššie,
- ELDP.
1
Tieto prihlášky nezakladajú nový právny vzťah, ale hovoria o úkone vzťahujúcom sa k už existujúcemu právnemu vzťahu.
Už raz pridelené IČPV nie je možné prideliť inému právnemu vzťahu (nie je možné ho prenášať). SP pridelí jedinečné IČPV každému jednému právnemu vzťahu.
Koľko znakov má obsahovať IČPV?
IČPV je jedinečné 12 miestne číslo pridelené Sociálnou poisťovňou pri prihlásení zamestnanca na konkrétny poistný vzťah. Zaviedlo sa z dôvodu vykonateľnosti ročného zúčtovania sociálneho poistenia, ktoré je platné zaviesť od roku 2024 (prvýkrát sa vykoná za rok 2023).
IČPV zamestnávateľ získa po prihlásení sa do e-Služieb Sociálnej poisťovne. Po pridelení Sociálnou poisťovňou sa zobrazí v prehľade menu Registračný list fyzickej osoby, po kliknutí na číslo dokumentu EZU alebo cez Register, po zadaní obdobia alebo konkrétneho rodného čísla.
V prípade, ak IČPV nespĺňa kritérium 12 miestneho čísla, napr. obsahuje len 9 číslic, je potrebné evidované IČPV u zamestnanca v Personalistike na karte Pracovné pomery opraviť, a to v uzatvorenom pracovnom vzťahu (HPP, DPČ, DVP, DBPŠ a iné), nie v dohodnutej zmene pracovnej zmluvy či dodatku. Takáto situácia najčastejšie nastáva pri importovaní IČPV do Personalistiky zamestnanca, ak dôjde pred spustením importu k otvoreniu importnej dávky stiahnutej zo stránky Sociálnej poisťovne. Preto dávku vo formáte CSV po stiahnutí zo stránky Sociálnej poisťovne pred importom neotvárajte.
So zamestnancom sme predĺžili dohodu/zmluvu, môžeme použiť pôvodne pridelené IČPV?
IČPV je viazané na konkrétny poistný vzťah, nie na rodné číslo zamestnanca. Preto ho nie je možné opakovane použiť vo viacerých pracovných vzťahoch, a to ani keď dôjde k ukončeniu pracovného vzťahu a bezprostredne nadväzujúcemu vzniku nového pracovného vzťahu u toho istého zamestnávateľa.
Študent pracoval u zamestnávateľa na DBPŠ od 1. 7. 2020 do 30. 6. 2021. Opakovane uzatvoril so zamestnávateľom novú DBPŠ od 1. 7. 2021. Môže zamestnávateľ evidovať v Pracovných pomeroch v novej DBPŠ pôvodné IČPV pridelené SP pri vzniku dohody od 1. 7. 2020?
Zamestnávateľ odošle do Sociálnej poisťovne odhlášku k 30. 6. 2021 a novú prihlášku od 1. 7. 2021. Na základe zaslania novej prihlášky od 1. 7. 2021 pridelí Sociálna poisťovňa dohodárovi nové IČPV. Toto nové IČPV zamestnávateľ zaeviduje v novej DBPŠ s dátumom vzniku 1. 7. 2021 v Pracovných pomeroch v Personalistike.
Zamestnanec uzatvoril 1. 8. 2020 so zamestnávateľom pracovnú zmluvu na dobu určitú do 31. 7. 2021. Zamestnávateľ sa dohodol so zamestnancom na predĺžení zmluvy do 31. 7. 2022. Spolu podpísali zmenu pracovnej zmluvy od 1. 8. 2021 s dobou určitou do 31. 7. 2022. Má zamestnávateľ poslať do Sociálnej poisťovne odhlášku z pracovného pomeru a novú prihlášku, na základe ktorej zaeviduje nové IČPV pridelené Sociálnou poisťovňou?
Zamestnávateľ v tomto prípade predĺžil dohodnutý pracovný pomer na dobu určitú podpísaním Zmeny pracovnej zmluvy (Personalistika – Pracovné pomery – Pridaj – Zmena pracovnej zmluvy).
V tomto prípade nedošlo k ukončeniu pôvodne dohodnutého pracovného pomeru a vzniku nového pracovného pomeru. Zamestnávateľ neodošle do Sociálnej poisťovne odhlášku k 31. 7. 2021 ani novú prihlášku od 1. 8. 2021. Zamestnanec má stále evidované v Pracovných pomeroch v Hlavnom pracovnom pomere pôvodne pridelené IČPV.
Ak by predĺženie pracovného pomeru nebolo dohodnuté prostredníctvom zmeny pracovnej zmluvy, ale došlo by k ukončeniu pôvodného pracovného pomeru a uzatvoreniu nového pracovného pomeru (zamestnávateľ odošle do Sociálnej poisťovne RLFO odhlášku k 31. 7. 2021 a RLFO prihlášku k 1. 8. 2021), Sociálna poisťovňa by zamestnancovi pridelila pre novo uzatvorený pracovný pomer nové IČPV.
K zmene IČPV nedôjde ani pri delimitácii. Ak by išlo o presun zamestnanca, kedy sa ukončuje pôvodný právny vzťah a vzniká nový (tzn. zasielala by sa RLFO odhláška a prihláška), bude novému právnemu vzťahu pridelené nové IČPV.
Pri zadávaní/importovaní IČPV do programu OLYMP si môžete pomôcť spracovaným postupom v Často kladených otázkach – IČPV v OLYMPE.
Informácie v dokumente sú spracované k právnemu stavu platnému ku dňu jeho publikácie. 09.09.2021