Slabý prehľad o obchodoch

Nie je preto prekvapivé, že prvým dôvodom býva nedostatočný prehľad o obchodoch. Bez centralizovaného systému býva pre manažérov náročné získať jasný obraz o tom, čo sa v obchodnom procese práve deje. Často nevedia presne, koľko ponúk je aktuálne otvorených, v akej fáze sa jednotlivé obchody nachádzajú alebo ktoré príležitosti si vyžadujú okamžitú pozornosť.

Takýto nedostatok prehľadu komplikuje nielen riadenie obchodného tímu, aj plánovanie ďalších krokov. Ak firma nevie, kde sa nachádzajú jej obchodné príležitosti, môže ľahko prehliadnuť momenty, keď je potrebné zákazníka osloviť alebo obchod posunúť ďalej.

V dôsledku toho sa niektoré príležitosti jednoducho stratia.

Chaotická komunikácia

Ďalším dôvodom je aj chaotická komunikácia. Ak sa história komunikácie nachádza na viacerých miestach, rýchlo môže vzniknúť neprehľadná situácia. Keď sa zákazník ozve po niekoľkých dňoch alebo týždňoch, obchodník musí spätne dohľadávať, čo sa so zákazníkom riešilo, aké otázky zazneli a aké riešenia boli navrhnuté.

Takéto dohľadávanie informácií zaberá čas a zvyšuje riziko chýb. Môže sa stať, že obchodník prehliadne dôležitú informáciu, zabudne na konkrétnu požiadavku alebo zákazníkovi poskytne nepresné údaje. Komunikácia potom nepôsobí profesionálne a celý obchodný proces sa spomaľuje.

Zabudnuté follow-upy

Častým problémom býva aj to, keď sa po stretnutí alebo zaslaní ponuky obchodník zákazníkovi neozve dostatočne včas. V tomto prípade opäť nejde o neprofesionalitu alebo nezáujem. Ide skôr o realitu bežného pracovného dňa, nové e-maily, telefonáty, stretnutia a ďalšie úlohy postupne prekryjú pôvodnú komunikáciu.

Z pohľadu zákazníka to však môže vyzerať úplne inak. Ak nedostane spätnú väzbu alebo pripomenutie, môže nadobudnúť pocit, že firma o spoluprácu nemá skutočný záujem alebo že komunikácia nie je dostatočne profesionálna.

Chýbajúci follow-up tak môže spôsobiť, že aj dobre rozbehnutý obchod sa nakoniec nepodarí zrealizovať. Zákazník si medzitým nájde iné riešenie alebo sa rozhodne pre konkurenciu, ktorá komunikáciu udržiava aktívnejšie.

Stratené dohody a sľuby

Na obchodných stretnutiach sa často dohodnú konkrétne kroky ako napríklad zaslanie doplňujúcich informácií, úprava ponuky alebo ďalší telefonát. Práve tieto kroky posúvajú obchod dopredu a pomáhajú zákazníkovi pri rozhodovaní.

Ak však nie sú systematicky zaznamenané, veľmi ľahko sa na ne zabudne. Zákazník potom čaká na informácie alebo reakciu, ktorá nepríde. Takáto situácia môže oslabiť dôveru vo firmu a vytvoriť dojem, že komunikácia nie je dostatočne spoľahlivá.
Aj malé nedodržané sľuby pritom môžu rozhodnúť o tom, či sa obchod uzavrie alebo nie.

Závislosť od jednotlivca

Mnohé firmy riešia aj situáciu, keď je evidencia obchodnej komunikácie viazaná na konkrétneho človeka. Ten má poznámky zo stretnutí, pamätá si detaily komunikácie a pozná celý priebeh obchodu.

Pokiaľ je však tento človek na dovolenke, chorý alebo odíde z firmy, dôležité informácie môžu zostať nedostupné. Kolegovia potom musia informácie dohľadávať alebo začínať komunikáciu takmer od začiatku.

Z pohľadu zákazníka to môže pôsobiť neprofesionálne a oslabiť dôveru vo firmu.

Riešenie pritom nie je zložité

CRM systém Raynet pomáha riešiť v podstate všetky spomenuté situácie tým, že zhromažďuje všetky informácie o zákazníkoch a obchodoch na jednom mieste. Taktiež eviduje históriu komunikácie, odoslané ponuky, plánované úlohy aj jednotlivé fázy obchodov.

Obchodník tak má vždy prehľad o tom, čo sa so zákazníkom riešilo a aké kroky majú nasledovať. Manažéri zároveň získavajú lepší prehľad o stave obchodných príležitostí a aktivitách celého tímu.

Informácie sú dostupné pre celý tím, takže aj v prípade neprítomnosti obchodníka môže kolega plynule nadviazať na komunikáciu so zákazníkom. Vďaka tomu systém pomáha firmám udržať poriadok v obchodných aktivitách a minimalizovať riziko stratených obchodov.

Obchodný proces sa tak stáva prehľadnejším, spoľahlivejším a menej závislým od náhody.