Bežná situácia, ktorú mzdárka zažíva, môže vyzerať napríklad takto: Mzdárka práve spracováva mzdy. Kontroluje výkazy a snaží sa dokončiť uzávierku. A v tom sa v schránke objaví nová správa:

„Ahoj, koľko mám ešte dovolenky?“

O pár minút príde ďalšia otázka. Zamestnanec sa pýta na heslo k výplatnej páske. A krátko nato ďalší e-mail s otázkou o stravných lístkoch.
 
Samotné otázky nie sú zložité. Problém je, že sa opakujú každý mesiac a často práve v čase, keď sa mzdárky potrebujú sústrediť na uzávierku alebo výkazy. Pozreli sme sa preto na tie najčastejšie otázky, ale aj na dôvody, prečo sa tak často opakujú.

Najčastejšie otázky zamestnancov

Najčastejšie ide o praktické informácie, ktoré zamestnanci potrebujú pri bežných pracovných situáciách. Zostatok dovolenky, výplatná páska, stravné alebo rôzne príspevky.

Zamestnanci sa nepýtajú preto, aby vás otravovali. Pýtajú sa preto, lebo informáciu jednoducho nemajú poruke. Výplatná páska prišla mailom, zaheslovaná, na telefóne sa neotvorila. Zostatok dovolenky je v systéme, ale len u mzdárky. Zmena osobných údajov sa hlási papierikom alebo správou, ktorá sa stratí v schránke.
 
Výsledok? Najrýchlejšia cesta k odpovedi vedie cez mzdárku. Dôvodom je chýbajúce prepojenie medzi informáciami, ktoré máte vy, a ľuďmi, ktorým patria.
 
Presne tento problém rieši Aplikácia pre zamestnanca od KROS. Zamestnanec si otvorí mobil a vidí zostatok dovolenky aj zostatok hodín na lekára. Výplatnú pásku si stiahne kedykoľvek, aj keď ju potrebuje pre banku o rok. Zmenu účtu nahlási priamo cez aplikáciu a údaje prídu do systému bez zbytočných papierovačiek.
 
V praxi sa najviac opakuje týchto päť otázok.

Koľko mám ešte dovolenky?

Táto otázka patrí medzi úplne najčastejšie. Zamestnanec si plánuje voľno alebo dovolenku a potrebuje vedieť, koľko dní mu ešte zostáva. Informácia pritom existuje v mzdovom systéme, no zamestnanec k nej často nemá priamy prístup.
 
Najjednoduchším riešením je preto napísať mzdárke. Zaberie to pár sekúnd a odpoveď príde rýchlo.

Aké je heslo k výplatnej páske?

V mnohých firmách sa výplatné pásky stále posielajú ako zaheslované PDF e-mailom.
 
Z pohľadu bezpečnosti je to správne riešenie. V praxi však často vznikajú drobné problémy.

Zamestnanec zabudne heslo, dokument sa mu neotvorí na mobile alebo jednoducho nenájde starý e-mail. Keď má zamestnanec bezpečný prístup k archívu pások v aplikácii, heslo nepotrebuje. Pásku si stiahne vtedy, keď ju potrebuje, bez toho, aby musel písať mzdárke.

Kedy a ako si mám uplatniť daňový bonus na deti?

Toto nie je jedna otázka. Zvyčajne sú to štyri v jednej správe.

„Kedy si mám uplatniť daňový bonus na deti? A na všetky naraz? A celý rok? A vyjde lepšie mne alebo partnerovi?”

Zamestnanec to myslí dobre. Chce sa zorientovať a nechce prísť o peniaze. Mzdárka mu to vysvetli a o rok sa situácia zopakuje, lebo zabudol alebo sa niečo zmenilo.

 
Ako môže vyzerať odpoveď mzdárky:
 

Daňový bonus si uplatňuje jeden z rodičov cez tlačivo u zamestnávateľa. Môžete ho uplatniť od začiatku roka alebo kedykoľvek počas roka, rozdiel dorovná ročné zúčtovanie. Ktorý z rodičov si ho uplatní, závisí od výšky príjmov.

 
Oplatí sa ten s vyšším základom dane. Táto otázka si zakaždým vyžaduje odborný výklad. Ale ak má zamestnanec prehľadnú digitálnu pásku s vysvetlením položiek, počet takýchto otázok výrazne klesne.

Koľko hodín mi zostáva na lekára a aký je príspevok na stravovanie?

Tieto informácie bývajú vo firmách často roztrúsené. Zostatok hodín na lekára vidí mzdárka v systéme. Informácie o príspevku na stravovanie sú zase v internej smernici alebo v pracovnej zmluve.
 

Zamestnanci preto často nevedia, kde ich nájsť. Najjednoduchšia cesta je opäť napísať mzdárke.

Čo majú tieto otázky spoločné?

Na prvý pohľad ide o rôzne témy: dovolenka, výplatné pásky, stravné alebo rôzne príspevky.
V skutočnosti majú jednu spoločnú vec. Informácie už existujú. Sú v systéme, dokumentoch alebo interných pravidlách firmy. Zamestnanec sa k nim však väčšinou nevie dostať sám.

Koľko vás to reálne stojí?

Predstavte si to takto: každý mesiac dostane mzdárka desiatky e-mailov a správ typu: „Koľko mám dovolenky?“ alebo „Aké je heslo k výplatnej páske?“ Každá odpoveď trvá v priemere 2 až 3 minúty. Na prvý pohľad zanedbateľné. Lenže keď sa tieto otázky opakujú napríklad 50-krát mesačne v jednej firme, znamená to 2 až 2,5 hodiny práce, ktoré mzdárka nemôže venovať ničomu inému.

Ak si predstavíme, že priemerne mzdárka stojí firmu 15 až 20 € na hodinu, len odpovedanie na opakujúce sa otázky každý mesiac predstavuje 30 až 50 € stratených nákladov. Za rok to môže byť viac ako 600 € a to len na drobných opakovaných otázkach, ktoré sa dajú vyriešiť jednoduchým systémom pre prístup k vlastným údajom.

A to je len finančná stránka. Frustrácia a strata sústredenia sú oveľa drahšie. Každý prerušovací moment znamená, že mzdárka sa musí znova sústrediť na zložitejšiu prácu čo znižuje efektivitu.

Jednoducho povedané: opakovanie týchto otázok nie je len drobnosť. Je to reálna strata času, energie a peňazí, ktorá sa dá výrazne znížiť jednoduchými zlepšeniami procesov a prístupom zamestnancov k svojim údajom.

Aké je riešenie?

Otázky zamestnancov sú prirodzenou súčasťou práce mzdárky. Problém vzniká až vtedy, keď sa tie isté otázky opakujú každý mesiac.

Dovolenka, výplatné pásky, stravné alebo rôzne príspevky. Vo väčšine prípadov ide o informácie, ktoré už v systéme existujú, no nie sú dostupné tam, kde ich zamestnanci prirodzene hľadajú.

Keď majú zamestnanci jednoduchý prístup k vlastným údajom, veľká časť týchto otázok zmizne skôr, než vznikne e-mail.

 
A mzdárky tak získajú viac času na prácu, ktorá si vyžaduje ich odbornosť a sústredenie.

Chcem vidieť riešenie