Každý podnikateľ sa aspoň raz ocitne v situácii, keď klient alebo zákazník nezaplatí faktúru včas. Nie vždy je to úmyselné – niekedy ide o zabudnutie, inokedy o dočasné finančné ťažkosti. V takýchto prípadoch prichádza na rad upomienka na zaplatenie faktúry, nenápadný ale veľmi dôležitý nástroj podnikania.  

V tomto článku sa dozviete, ako si zautomatizovať kroky od pripomienky až do fázy prípadnej predžalobnej výzvy na zaplatenie faktúry. 

Nebojte sa pýtať si vlastné peniaze 

Výzva na zaplatenie faktúry nie je len „nepríjemná povinnosť“. Správne nastavený proces pripomínania môže výrazne pomôcť k zdravému cashflow a pritom napomôcť k udržaniu dobrých vzťahov so zákazníkmi.   

Prečo sú upomienky v podnikaní dôležité?  

• Cashflow je základ zdravého podnikania – problémy môže mať  každá firma, ak peniaze neprichádzajú načas.  

• Prevencia problémov – rýchla reakcia minimalizuje riziko, že pohľadávka zostane nezinkasovaná. 

• Budovanie serióznosti – zákazníci vidia, že firma má jasne nastavené pravidlá.  

S KROS Fakturáciou máte peniaze pod kontrolou 
 

Nastavenie automatických upozornení je v našej aplikácii rýchle a jednoduché – systém pracuje za vás. Aplikácia sama sleduje splatnosti faktúr, a ak máte prepojený bankový účet, už pri prihlásení okamžite vidíte, ktorí zákazníci meškajú s platbou.  

Automatizácia upomienok vám pomôže mať platby pod kontrolou a udržať platobnú disciplínu v cashflow. 

V KROS Fakturácii si môžete nastaviť viacero typov upomienok – na konkrétny dátum, pred alebo po splatnosti faktúry.  

Ešte pred splatnosťou je možné poslať pripomienku, ktorá má len priateľský charakter a slúži ako prevencia voči zabudnutiu. Prvá upomienka sa posiela 1-3 dni po splatnosti.    

Ak platba stále neprichádza, nasledujú ďalšie upomienky. Druhá sa posiela 7-10 dní po splatnosti faktúry. 

Tieto upomienky už majú oveľa dôraznejší tón a mali by obsahovať jasný odkaz na potrebu úhrady. Ich cieľom je zdôrazniť vážnosť situácie a motivovať klienta k rýchlej reakcii.  

Ak sa ani potom nič nezmení a zákazník ostáva ticho, poslednou možnosťou je predžalobná výzva na zaplatenie faktúry. Táto forma upomienky sa využíva vtedy, keď predchádzajúce upozornenia nepadli na úrodnú pôdu a zákazník naďalej ignoruje svoje záväzky. Predžalobná výzva už nesie so sebou vážnejší právny kontext a jasne signalizuje, že ďalším krokom môže byť právne vymáhanie.  V niektorých prípadoch sa môže využiť aj “pokus o zmier”, v závislosti od oblasti, v ktorej sa daňovník pohybuje.  

Nezaplatené faktúry sú nepríjemnou skúsenosťou, no dá sa pred nimi do veľkej miery chrániť. Dobrá zmluva, jasné podmienky spolupráce, a v niektorých prípadoch aj primeraná záloha dokážu výrazne znížiť riziko neuhradených faktúr.  

Nastavením jasných pravidiel aj v rámci platobných povinností, ukážete zákazníkom, že si vážite spoluprácu a zároveň chránite vlastné podnikanie.