eFaktúra vs. PDF faktúra: Aký je skutočný rozdiel?
eFaktúra vs. PDF faktúra: Aký je skutočný rozdiel?
Mýtus: „Posielam faktúry v PDF formáte e-mailom, takže elektronickú fakturáciu mám vybavenú.“
Tento omyl môže od 1. januára 2027 vyjsť podnikateľov draho. PDF faktúra a eFaktúra sú totiž z pohľadu zákona dva odlišné dokumenty, len jeden z nich bude spĺňať novú povinnosť.
Čo je PDF faktúra?
PDF je digitálny obraz faktúry. Je to v podstate tlačový výstup alebo sken uložený do súboru. Pre človeka je dokonale čitateľný, no počítač ho „vidí“ len ako obrázok s textom. Účtovný softvér z neho nevie spoľahlivo a automaticky prečítať sumu, dodávateľa ani sadzbu DPH bez ručného prepisu alebo bez náročného vyťažovania údajov z prijatých faktúr do účtovníctva. Faktúrou podľa zákona o DPH síce PDF zostáva, ale nie je eFaktúrou v novom, štruktúrovanom zmysle.
Čo je eFaktúra?
eFaktúra je štruktúrovaný dátový súbor (XML) podľa európskej normy EN 16931. Každý údaj (suma, dodávateľ, odberateľ, sadzba DPH, položky faktúry a iné) je v presne definovanom poli, ktoré softvér ľahko prečíta a spracuje automaticky, bez prepisovania.
Povinná eFaktúra platí od 1. 1. 2027 pre tuzemské B2B a B2G dodania platiteľov DPH, od 1. 7. 2030 sa rozšíri aj na cezhraničné dodania.
Porovnanie
| Kritérium | PDF faktúra | eFaktúra |
|---|---|---|
| Formát | PDF – obraz/text dokumentu | XML – dáta podľa EN 16931 (Peppol BIS Billing 3.0) |
| Spracovanie | ručné prepisovanie do softvéru alebo technológia OCR – optické rozpoznávanie znakov | automatické načítanie do softvéru |
| Strojová čitateľnosť | nie (údaje nie sú v poliach) | áno (každý údaj je v definovanom poli) |
| Prenos | e-mail, tlač | cez digitálneho poštára |
| Status od 1. 1. 2027 | nie je plnohodnotná eFaktúra | zákonom vyžadovaná pri tuzemských dodaniach pre B2B/B2G |
| Riziko chýb | vyššie | nižšie |
Ako to funguje prakticky
- Faktúru vystavíte vo svojom účtovnom/fakturačnom programe ako doteraz.
- Program ju vygeneruje v štruktúrovanom formáte (XML) a odošle cez digitálneho poštára príslušnému odberateľovi.
- Odberateľovi sa faktúra automaticky načíta priamo do účtovníctva alebo do aplikácie/schránky pre príjem faktúr.
- Vybrané údaje z faktúry sa zároveň automatizovane oznamujú finančnej správe, nie je potrebný žiadny váš zásah.
PDF faktúra úplne nekončí
Pri cezhraničných dodaniach, pri dodaniach oslobodených od DPH (napr. poisťovacie a finančné služby), pri dodaniach pre občanov (B2C) sa eFaktúra nevyžaduje a môžete naďalej vyhotoviť papierovú alebo PDF faktúru.
Pozor však na PDF faktúry pri dodaniach, pri ktorých musíte vyhotoviť eFaktúru. Európska eFaktúra má dve tváre: technickú XML štruktúru a ľudsky čitateľné PDF. eFaktúra vo formáte XML je jediným plnohodnotným daňovým dokladom. Je však možné túto technickú eFaktúru vizualizovať do ľudského PDF – takýto dokument by mal byť jasne a jednoznačne označený ako nedaňový doklad.
