10 problémov, ktoré treba vyriešiť pred uzavretím dochádzky
S koncom mesiaca sa pre HR či mzdárov pravidelne spája s uzávierkou dochádzky. Na prvý pohľad by sa mohlo zdať, že sa len skontrolujú údaje, opravia chyby a hotovo. V praxi to však vyzerá úplne inak. Sú chyby, ktoré sa opakujú pravidelne. Pozreli sme sa na 10 najčastejších, ktoré treba pred uzávierkou riešiť.
1. Chýbajúce príchody a odchody
Niekto sa ráno zabudol "pípnuť", poobede zabudol na to isté alebo len jednoducho niečo prehliadol. V dochádzke vznikne chyba, ktorú treba následne dohľadať a opraviť.
2. Niekomu chýba časť dochádzky
Mesiac sa blíži k poslednému dňu, ale nie všetci majú dochádzku kompletnú. Niekde chýba deň, inde celý záznam. Kolotoč hľadania sa rozbieha opäť.
3. Dovolenka, PN-ka alebo lekár sú nesprávne
Nie vždy je problém v tom, že niečo chýba. Niekedy je zvolený nesprávny typ neprítomnosti. Dovolenka je zaevidovaná ako iná absencia, PN-ka nesedí s evidenciou alebo návšteva lekára má zlý čas.
4. Dovolenka je síce zadaná, ale stále čaká na schválenie
Zamestnanec si síce dovolenku nahodil, všetko vyzerá byť v poriadku, až na to, že ju ešte nikto neschválil.
5. Nesedí odpracovaný čas
Zamestnanec má istý pracovný čas alebo rozvrh podľa, ktorého pracuje, niečo však nesedí s reálne odpracovaným časom.
6. Nadčasy, pri ktorých nie je jasné, čo s nimi
Niekto má viac hodín, než by mal. Bol to nadčas? A bol schválený? Má sa zamestnancovi preplatiť alebo si ho bude čerpať? Pri nadčasoch nestačí len číslo v dochádzke, treba vedieť čo s nimi ďalej.
7. Home office alebo pracovná cesta
Keď zamestnanec pracuje z domu alebo je na pracovnej ceste, dochádzka môže vyzerať trochu inak ako bežne. A keď sa záznam zabudne doplniť, treba ho opäť dohľadať.
8. Všetko je hotové, čaká sa len na schválenie vedúceho
Dochádzka je kompletne vyplnená, chyby sú opravené. Stále sa však čaká na jedno kliknutie vedúceho.
9. Neustále naháňanie ľudí
"Prosím, mohol by si doplniť odchod? Ešte stále tam chýba dovolenka. Môžeš to prosím opraviť? Tu mi chýba pol hodina."
Jedna takáto správa nič neznamená, ale keď ich treba poslať desiatkam ľudí každý mesiac, zaberie to kopec času.
10. A nakoniec ešte posledná kontrola
Všetko je opravené, doplnené, schválené. Ale ešte zostáva otázka: Naozaj je všetko v poriadku?
Menej naháňania viac kontroly
Uzávierka dochádzky nemusí byť každý mesiac o hľadaní chýb a naháňaní ľudí. Stačí jeden dobrý systém, ktorý dokáže odhaliť nezrovnalosti.
Dôležité je najmä, aby systém pomohol dostať dochádzku do stavu, keď ju možno uzavrieť bez zbytočného stresu.
