Nastavenie objednávok
Pred samotnou prácou s objednávkami odporúčame vykonať súvisiace nastavenia cez menu Firma – Nastavenie – Všeobecné nastavenia – záložka Objednávky:
- Rezervácia došlých objednávok: zadáva sa tu počet dní, podľa ktorého sa vyplní dátum rezervácie na došlej objednávke, t.j. koľko dní od dátumu vyhotovenia sa budú rezervovať položky na danej objednávke (dátum rezervácie sa automaticky vyplní na objednávke iba v prípade, že je zapnutá voľba Došlá objednávka je zároveň rezerváciou tovaru).
- Tlačidlo Prepočet objednávok slúži na spustenie prepočtu všetkých došlých aj odoslaných objednávok zaevidovaných vo Fakturácii (využitie napr. pri výpadku el. prúdu). Prepočíta pripravené, rezervované a dodané množstvá na objednávkach a pridelí im správne označenie podľa stavu vybavenosti (vybavená, čiastočne vybavená, pripravená na odber,…, atď.).
- Došlá objednávka je zároveň rezerváciou tovaru: tu sa nastavuje, že každá došlá objednávka bude zároveň rezerváciou. Pričom dátum rezervácie sa na konkrétnej objednávke vyplní podľa nastavenia v záložke Rezervácia došlých objednávok.
- Rezervovať možno iba zásobu na sklade: rezervuje sa maximálne také množstvo tovaru, aké je na sklade (zásoba na sklade).
- Automaticky prepočítať objednávky: slúži ako nastavenie na automatické prepočítanie objednávok hneď po vytvorení/oprave objednávky alebo vytvorení/oprave pohybu na sklade. Ak voľbu vypnete, program nebude automaticky prepočítavať objednávky, ani prideľovať označenie aktuálneho stavu vybavenosti.
TIP: Prepočet objednávok môžeme spustiť aj ručne vo Fakturácií – Došlé objednávky, záložka Funkcie – Ďalšie funkcie – Prepočet zobrazených objednávok.
- Automatické vybavenie služieb a voľných položiek: zabezpečí atutomatické vybavenie (pridelenie označenia Vybavená uvedeným položkám), ak všetky skladové položky v danej objednávke budú vybavené.
V menu Firma – Nastavenie – Všeobecné nastavenia – Sklad sa nachádza:
- Množstvo na sklade môže ísť pod rezervovaný stav: ak je nastavená automatická rezervácia na došlej objednávke, prípadne ak sa rezervácie zadávajú ručne, tak táto voľba umožní robiť výdaj zo skladu pod rezerváciu, tzn. že sa bude daná rezervácia ignorovať. V prípade, že chcete zachovať rezerváciu v objednávke zadaného množstva položky na sklade, odporúčame voľbu nechať vypnutú.
Došlé objednávky
Objednávky sa evidujú cez menu Fakturácia – samostatne Došlé a Odoslané.
PRÍKLAD: Spoločnosť Kros, a.s. dňa 10.07.2013 dostala objednávku na 500 balíkov kancelárskeho papiera. Objednávku zaevidujeme do Fakturácie – Došlé objednávky.
K dátumu zaevidovania objednávky, bola na sklade potrebná zásoba požadovaného tovaru – došlá objednávka dostala automaticky príznak „pripravená na odber“. Následne dňa 15.07.2013 môžeme vystaviť faktúru v menu Fakturácia – Odoslané faktúry ako kópiu z Došlej objednávky.
Z faktúry je automaticky vygenerovaná výdajka zo skladu, na základe ktorej dostane objednávka príznak „vybavená“.
POZOR: Aby príjemka/výdajka vybavila odoslanú/došlú objednávku je potrebné, aby na obidvoch dokladoch bol rovnaký partner z číselníka partnerov a rovnaké položky zo skladu.
Na došlých objednávkach sa sledujú stavy:- vybavenosti, ktoré sa prideľujú podľa vytvorených výdajok,
- pripravenosti, ktoré sa prideľujú podľa vytvorených príjemok na sklad.
TIP: Stavy vybavenosti sa zobrazujú v stĺpci Stav v evidencii došlých objednávok vo Fakturácii. Ako pomôcka slúži Legenda v bočnom paneli zoznamu objednávok.
Zaevidovaná – bez grafického označenia. Tento príznak dostane objednávka automaticky po zaevidovaní, ak sa požadovaný tovar nenachádza v zásobe na sklade.
Čiastočne vybavená – ak je na objednávke aspoň jedna položka úplne vybavená (je vytvorená výdajka zo skladu na celé objednané množstvo aspoň jednej skladovej položky).
Vybavená – ak sú na objednávke všetky položky úplne vybavené, tzn. všetky majú príznak Vybavená (bola vytvorená výdajka zo skladu na všetky položky danej objednávky v celkovom množstve).
Rezignovaná – ak nie je objednávka na 100 % vybavená a nevybavené položky už nebudú dodané, môžeme objednávku rezignovať (záložka Funkcie – Ďalšie funkcie – Zmeň stav na rezignovanú). Na takejto objednávke zostane pôvodná prepojenosť s pohybmi na sklade zachovaná. To znamená, ak bola niektorá položka napr. čiastočne vybavená výdajkou, tak táto výdajka už nevybaví danú položku v inej objednávke. Avšak pri evidovaní ďalších výdajok sa už s rezignovanou objednávkou nebude počítať, nevybavené položky v nej už žiadna ďalšia výdajka nevybaví. Rezignovaná objednávka sa nedá opravovať, iba vymazať, prípadne sa môže vrátiť do pôvodného stavu (Funkcie – Ďalšie funkcie – Zmeň stav na pôvodnú).
Čiastočne pripravená na odber – objednávka je čiastočne pripravená na odber, ak aspoň jedna položka zadaná na objednávke je v dostatočnom množstve na sklade (ale nie všetky – vtedy by bol príznak „Pripravená na odber“) a zároveň ešte žiadna položka nie je úplne vybavená (vtedy by mala príznak „čiastočne vybavená“). Zjednodušene povedané, ak aspoň jedna položka má príznak Pripravená na odber a zároveň žiadna nemá príznak Vybavená.
Pripravená na odber – ak všetky položky zadané na objednávke sú v dostatočnom množstve na sklade, aby pokryli objednávku. Zároveň ešte žiadna z nich nie je úplne vybavená. Zjednodušene povedané, všetky položky majú príznak Pripravená na odber.
POZOR: Objednávky sa nezapisujú do evidencie účtovných dokladov a zároveň sa k nim automaticky nevytvárajú skladové výdajky/príjemky.
TIP: Pre rýchle overenie, v ktorých objednávkach je konkrétna skladová karta použitá zistíme cez menu Sklad – Skladové karty, na vybranej skladovej karte potvrdíme tlačidlo Info o objednávkach.
PRÍKLAD:
Spoločnosť Kros, a. s. dostala dňa 25.07.2013 objednávku na 500 ks zvýrazňovačov, 800 balíkov kancelárskeho papiera, s dodaním tovaru je spojený aj poplatok za dopravu 5 km. Objednávku zaevidujeme do Fakturácie medzi Došlé objednávky. Keďže k dátumu zadania objednávky nie je na sklade zásoba tovaru v potrebnom množstve, objednávka nedostáva žiadne označenie, je iba „zaevidovaná“.
Následne, po dodaní tovaru našim dodávateľom, zaevidujeme príjemku na sklad. Automatický prepočet objednávok automaticky pridelí objednávke stav „čiastočne pripravená na odber“, pretože pri dvoch položkách z objednávky je už na sklade k dispozícii požadované množstvo.
Aby sa užívateľ mohol rozhodnúť o výbere objednávky, ktrorú chce konkrétnym pohybom vybaviť, je potrebné vytvárať pohyby na sklade ako kópie z objednávok, prípadne do pohybu pridávať položky z vybranej objednávky. Zabezpečí sa tak aj jendoduchosť spätnej kontroly prepojených dokladov.
Na tovar vystavíme výdajku zo skladu cez Sklad – Pohyby na sklade. Položky do výdajky hromadne pridáme cez šípku vedľa tlačidla Pridaj položku a vyberieme Z došlej objednávky – vrátane hlavičky.
Výdajkou zo skladu sa zmenil stav vybranej Došlej objednávky na „vybavená“.
POZOR: Voľné položky alebo služby dostávajú v objednávkach automaticky stav vybavenosti, ak sú všetky položky vybavené.
TIP: Zmeniť stav vybavenosti voľných položiek alebo služieb je možné aj ručne priamo v Došlej objednávke cez Špeciálne operácie – Zmena vybavenosti služieb a voľných položiek.
Odoslané objednávky
Systém evidovania a vybavovania Odoslaných objednávok je rovnaký ako pri práci s Došlými objednávkami. V programe Omega ich rovnako evidujeme cez menu Fakturácia – Odoslané objednávky. TIP: Pre zmenu stavu objednávky je celý objednávkový systém previazaný so skladovou evidenciou, to znamená pohybmi na sklade. Došlá objednávka je vybavená zaevidovaním výdajky s rovnakým partnerom a tovarom. Odoslaná objednávka získava príznak vybavenosti po zaevidovaní príjemky s rovnakým partnerom a tovarom
