Ako sa pripraviť na stretnutie

Nielen pre SCRUM pozitívnych, ale aj pre všetkých, ktorí pravidelne vedú stretnutia, či každého, koho pracovné stretnutie ešte len čaká, prinášame ďalší zo série článkov s našim know-how.

Kto zažil, tak vie, že hoci sa pred stretnutím zdalo, že téma, ktorú idete riešiť je jednoduchá a úloha, ktorú by skupina mala vyriešiť, už nemôže byť ľahšia, priebeh stretnutia vás nemilo prekvapil a tvrdo ste narazili. Stretnutie neraz končí po časovom limite, ktorý bol vyhradený a bez splnenia cieľa, pre ktorý bolo toto stretnutie zvolané.

Rámec 7 P

Aby ste minimalizovali počet takýchto stretnutí, môžete sa na stretnutie pripraviť dopredu. Na prípravu odporúčame využiť rámec „7 P“.

  • Purpose (prínos stretnutia)

Aký je cieľ, kvôli ktorému sa má stretnutie konať? Odporúčame si cieľ stretnutia sformulovať na papier presne tak, ako ho predstavíte skupine. Zabezpečte, aby bol tento cieľ počas celého priebehu stretnutia viditeľný pre všetkých účastníkov. Ak si neviete povedať, aký má byť prínos, tak zvážte, či má vôbec zmysel, aby stretnutie prebehlo.

  • Product (produkt, výstup stretnutia)

Aký špecifický výstup alebo výtvor má byť výsledkom stretnutia? Chcete, aby skupina dosiahla jednohlasnú dohodu? Alebo chcete od účastníkov skupiny získať zoznam pripomienok, prípadne množstvo nových nápadov? Ujasnenie tohto bodu je veľmi dôležité. Keď ho budete mať špecifikovaný, spravte si rýchlu kontrolu, či produkt stretnutia sedí s cieľom, ktorý ste si sformulovali. Ak sa náhodou rozchádzajú, treba ich upraviť tak, aby sa vzájomne podporovali.

Rovnako ako cieľ stretnutia, aj výsledný produkt by mal byť v priebehu stretnutia vystavený na viditeľnom mieste. V prípade, že sa debata začne uberať iným smerom, jednoducho sa oň môžete oprieť, čím vrátite debate správny smer.

  • People (účastníci stretnutia)

Kto sa má stretnutia zúčastniť a aká bude jeho úloha? Veľkosť skupiny je často priamo úmerná hladkému priebehu diskusie. Vo veľkej skupine (viac ako 10 ľudí) býva problematické dôjsť k dohode. Preto pred stretnutím zvážte, koho naň pozvete. Ak sa neviete rozhodnúť, kto by sa mal zúčastniť, dajte si otázku, aké úlohy na stretnutí potrebujete vyriešiť a kto sú tí správni ľudia, ktorí tieto úlohy vyriešiť dokážu. Na začiatku je dobré povedať účastníkom, aká je ich úloha na stretnutí.

  • Process (proces)

Pred stretnutím je tiež dôležité premyslieť aj postup, ktorý účastníkom pomôže naplniť požadovaný cieľ. Správne navrhnutý proces často zohráva kľúčovú úlohu pre dosiahnutie želáného produktu. Ak je správne navrhnutý, tak účastníci stretnutia budú od začiatku zapojení do riešenia. Navrhnutý proces si tak isto skontrolujte na cieľ a požadovaný produkt stretnutia. Príprava bude prínosná len ak sa budú navzájom podporovať.

  • Pitfalls (pasce)

Užitočné je si dopredu položiť otázku, na čom môže stretnutie zlyhať. Čo môže rozbiť požadovaný priebeh stretnutia? Ak nájdete takéto riziká, pokúste sa ich dopredu ošetriť.

  • Prep (príprava na stretnutie)

Čo treba pripraviť pred stretnutím? Porozmýšľajte z hľadiska navrhnutého procesu, čo budete na stretnutí potrebovať. V prípade, že účastníci budú  len zástupcami a potrebujete, aby na stretnutie doniesli názor väčšieho množstva ľudí, môže byť súčasťou prípravy zadanie „domácej úlohy“ pre účastníkov.

  • Practical concerns (praktické záležitosti)

Tu už len nezabudnúť, že potrebujete aj vhodné miesto kde sa stretnutie uskutoční.

Držíme palce a želáme hladký priebeh stretnutí, ktoré máte pred sebou. Ak sa to náhodou aj po dôkladnej príprave niekedy nepodarí, nevešajte hlavu. Urobili ste maximum pre to, aby sa vydarilo a nabudúce to bude lepšie 😊.

Komentáre k článku:

Súvisiace témy k článku:
            
KROS
Copy link