Ako Tenenet skrátil spracovanie výkazov k dochádzke o 50 %?
Ako Tenenet skrátil spracovanie výkazov k dochádzke o 50 %?
V neziskovej organizácii Tenenet, ktorá denne pracuje s rodinami, deťmi a zraniteľnými skupinami, má každá hodina svoju váhu. Ich tím tvoria sociálni pracovníci, psychológovia, koordinátori aj dobrovoľníci. Každý z nich vstáva z postele s cieľom pomáhať, nie prepisovať bunky v Exceli. Poslaním ich práce je pomáhať tam, kde je to najviac potrebné. Administratíva by im v tom nikdy nemala stáť v ceste. Realita bola však iná.
Z chaosu k spoľahlivosti
Dochádzku svojich zamestnancov viedli v Exceli. Ručne, v tabuľkách, e-mailoch aj v hlavách. Chyby boli na dennom poriadku, hodiny často nesedeli, výkazy meškali. Občas sa zabudlo, inde poplietlo. Každá nepresnosť znamenala opravy, vysvetľovanie, zdržanie. Čas, ktorý mohli venovať niekomu, kto ich práve potreboval, márnili pri ručných úpravách dochádzky a prepisovaní výkazov.
Rozhodnutie prejsť na KROS Dochádzku prišlo vtedy, keď hľadali riešenie, ktoré by im odľahčilo ruky aj hlavy. Potrebovali niečo, čo bude:
○ dostupné aj pre neziskový sektor,
○ zrozumiteľné pre všetkých zamestnancov,
○ použiteľné aj v teréne,
○ spoľahlivé.
Výsledky sa dostavili rýchlo
Zamestnanci si na nový systém zvykli takmer okamžite. Už po týždni ovládali základné úkony a o mesiac fungovali s absolútnou istotou. Vďaka mobilnej aplikácii si môžu dochádzku evidovať priamo z terénu a plánovať neprítomnosti bez zbytočných telefonátov. Žiadosti o dovolenku či školenie sa podávajú a schvaľujú online, čo výrazne odbremenilo koordinátorov. Počet e-mailov klesol o desiatky mesačne.
○ Evidencia sa zrýchlila o viac ako 60 %,
○ počet chýb sa znížil o 80–90 %,
○ zamestnanci získali prehľad o svojich hodinách, dovolenkách aj OČR,
○ a manažéri vidia všetko dôležité bez zbytočných e-mailov či telefonátov.
Predtým sme spracovaniu výkazov venovali aj 10–12 hodín mesačne. Teraz to zvládneme za 4–5 hodín. Ušetrený čas môžeme využiť na prácu, na ktorej skutočne záleží.
Ak by mali opísať, čo im KROS Dochádzka priniesla jedným slovom, zaznelo by: prehľadnosť.
A odkaz pre ostatné organizácie? „Nečakajte na ideálny moment. Každý deň navyše v starom systéme je stratený čas.“ Nezabúdajte, že každý ušetrený okamih môžete venovať tomu, čo robíte najlepšie. Preto nestrácajte čas a zistite viac o KROS Dochádzke.
