Prečo pôvodné prihlasovanie už nepostačuje?

eFaktúra už nie je klasický „papier v PDF“, ale dátový súbor vo formáte XML. Má presne stanovenú štruktúru, aby si ho vedeli systémy medzi sebou automaticky odovzdávať a spracovať bez ručného prepisovania. Pri eFaktúrach je dôležité vedieť presne dohľadať kto s dokladom pracoval, kto ho vystavil, odoslal alebo prijal.

Aj preto zlepšujeme zabezpečenie prihlasovania do našich programov, aby bolo vždy jasné, kto konkrétny úkon vykonal a bol aj preukázateľný.

Aké emailové konto použiť?

Dôležité je používať svoje vlastné emailové konto. Ak už máte svoj email zaregistrovaný pre akúkoľvek inú webovú aplikáciu od KROSU, bez obáv ho použite. Či už sa prihlasujete do KROS Fakturácie, KROS Digitálnej kancelárie alebo do aplikácie MyJob či Personálne dokumenty, rovnaké emailové konto bude vhodné aj na prihlasovanie do databáz desktopových programov. Práve pre zjednodušenie práce odporúčame, aby sa používateľ do všetkých programov a aplikácií prihlasoval rovnakým emailom.

Naopak, ak ste na prihlasovanie do aplikácií používali napríklad email svojho klienta, je potrebné, aby ste si čím skôr založili a začali používať svoje emailové konto.

Svoje emailové kontá a heslá k nim s nikým ďalším nezdieľajte. eFaktúry budú automaticky obsahovať auditnú stopu daného emailu, pod ktorým boli vytvorené. Aby to bolo možné, je potrebné mať používateľov v databázach jednoznačne identifikovaných. Je to akoby ste doklad podpísali a teda s ním budete nezvratne spojený.

V prípade, že s konkrétnou databázou pracuje viac používateľov, každý si k svojmu menu priradí vlastný jedinečný email. Ak pristupuje jeden používateľ do viacerých databáz v programe alebo pracuje vo všetkých spomínaných programoch, môže v nich použiť rovnaké emailové konto.

Aké výhody prináša nové prihlasovanie?

Jedinečné emailové konto priradené konkrétnemu používateľovi umožní definovať jeho rolu vo firme. Dokážeme tak návody, upozornenia ale aj praktické tipy cieliť správnej osobe. Nestane sa tak, že informácia dôležitá napríklad pre mzdovú účtovníčku sa dostane k fakturantovi a naopak.

Ak budete prihlásený rovnakým emailom vo viacerých databázach, prepínanie medzi nimi bude oveľa rýchlejšie. Kým sa neodhlásite, otvárať databázy budete bez zadávania prihlasovacích údajov.

Informácie o vystavení dokladu budú jednoznačné. Nikto už nezneužije vaše prihlasovacie údaje na nežiadúcu zmenu dát v databáze.

Doklady sa dostanú k obchodnému partnerovi bez zmeny údajov a bez omeškania. Pri odoslanej alebo prijatej eFaktúre budete mať istotu, že rovnaký doklad eviduje dodávateľ aj odberateľ.