Bez prehľadnej evidencie dochádzky sa dnes nezaobíde žiadna moderná firma. Spoločnosť NATUR-PACK, a.s., sa rozhodla opustiť zastarané procesy a prejsť na digitálne riešenie. 

V rozhovore s NATUR-PACK sme sa rozprávali aj o tom, ako im KROS Dochádzka pomohla priniesť viac prehľadu, transparentnosti a úspory času do každodennej agendy.

Predstavte nám vašu spoločnosť

„Spoločnosť NATUR-PACK, a. s., je organizácia zodpovednosti výrobcov (OZV), ktorá zabezpečuje plnenie zákonných povinností pre výrobcov obalov, elektrozariadení, batérií a ďalších produktov podľa zákona o odpadoch č. 79/2015 Z. z.

 

Jej hlavným cieľom je efektívne zabezpečovať zber, zhodnocovanie a recykláciu odpadov, pričom kladie dôraz na transparentnosť, profesionalitu a environmentálnu zodpovednosť.“

Ako ste evidovali dochádzku pred KROS Dochádzkou?

„Dochádzku sme predtým evidovali v Exceli.“

S akými komplikáciami ste sa pri evidencii dochádzky stretávali?

„Stretávali sme sa s neprehľadnosťou, kvôli tomu, že sa absencie neplánovali. Zamestnanec len ústne oznámil nadriadenému plánovanú absenciu (lekára, sprievod atď.) a doklad o návšteve lekára následne odovzdal na sekretariáte, kde ho asistentka zaevidovala do Excelu.“

Čo ste vnímali ako najväčšie nevýhody, ktoré vás prinútili hľadať alternatívu?

„Najväčšie nevýhody pôvodného riešenia bol zastaraný systém, papierové dovolenkové lístky a tiež slabá prehľadnosť dát.“

Mali ste niekedy situácie, keď nesprávne zaznamenaná dochádzka spôsobila problémy ? (napr. nesprávne vyplatené nadčasy, nepresná evidencia absencií, či oprava mzdy)

 

„Určite áno, keďže zamestnanci si dochádzku nikde neplánovali. Spoliehali sme sa len na originál dokladu o návšteve lekára. Tým bola neraz spôsobená nepresná evidencia.“

Čo bolo impulzom k zmene evidencie dochádzky ?

 

„Hlavným impulzom bola potreba modernizácie a zefektívnenia procesov. Chceli sme optimalizovať evidenciu dochádzky, zbaviť sa papierových žiadostí a mať lepší prehľad o absenciách zamestnancov.“

Aké hlavné výhody vám KROS Dochádzka priniesla?

 

„Po prechode na digitálne riešenie sme zaznamenali výrazné zlepšenie v každodennej práci. KROS Dochádzka nám priniesla najmä objektívnosť, transparentnosť a spoľahlivosť. Výrazne sa minimalizovali aj chyby.“

Koľko času vám systém ušetril?

 

„Aj keď presné porovnanie nie je k dispozícii, rozdiel v efektivite je výrazný. Je to rýchlejší a prehľadnejší spôsob evidencie dochádzky. Zaberá nám minimum času a môžeme sa venovať iným úlohám.“

Zlepšila sa komunikácia v tíme?

 

„Určite áno. Plánovanie neprítomnosti je prehľadné a každý vidí, kto je k dispozícii. Tím sa tak dokáže lepšie koordinovať a predchádzať nedorozumeniam.“

Vnímate , že plánovanie absencií je dnes jdnoduchšie v porovnaní s predchádzajúcim spôsobom?

 

„Veľkou výhodou je zbavenie sa papierových žiadostí a vypisovania. Po prihlásení sa do svojho dochádzkového účtu vedia zamestnanci odkiaľkoľvek cez PC alebo mobilný telefón zaslať požiadavku na schválenie absencie svojmu nadriadenému. Je to rýchlejší a jednoduchší spôsob v porovnaní s predchádzajúcim systémom.“

Máte odhad, o koľko menej e-mailov alebo telefonátov riešite pri schvaľovaní dovoleniek vďaka KROS Dochádzke?

 

„Odhadujeme, že počet e-mailov a telefonátov pri schvaľovaní absencií klesol približne o 95 %. Všetky požiadavky o schválenie absencie už prebiehajú v dochádzkovom systéme, takže nie je potrebné kontaktovanie nadriadeného mimo tohto systému.“

Ako systém prijali vaši zamestnanci?

 

„Ako pri každej zmene, aj tu sa na začiatku objavili mierne obavy. Tie však rýchlo ustúpili. Zamestnanci si na systém zvykli pomerne rýchlo. KROS Dochádzka mala v našej spoločnosti už od prvého mesiaca dobré ohlasy, nakoľko zamestnanci môžu sami vstupovať do svojej dochádzky, vidieť zostatky, ktoré im zo zákona prináležia, a podľa toho čerpať absencie. Veľkým benefitom je aj možnosť vidieť dostupnosť kolegov, čo zlepšuje spoluprácu v tíme.“

Jedným slovom – čo vám KROS Dochádzka priniesla?

 

„Transparentnosť.“

Čo by ste odkázali firmám, ktoré zvažujú prechod na KROS Dochádzku?

 

„Ak používajú zastarané systémy a evidencia dochádzky im zaberá veľa času, určite odporúčame prechod na modernejšie riešenie.“