Pravidelné faktúry

Určite to poznáte. Každý mesiac je potrebné vystaviť zopár faktúr, kde zmeníte iba obdobie a faktúru pošlete zákazníkovi. Sú to napríklad faktúry za prenájom, poskytnuté služby a podobne.
Aby sme Vám zjednodušili život a nemuseli ste už na vystavenie týchto faktúr myslieť, dopracovali sme do iKROSu Pravidelné faktúry.

Pravidelné faktúry nájdete v menu Faktúry a možnosť Pravidelné faktúry.

Pravidelné faktúry sú rozdelené na tri časti nastavenie opakovania, samotná faktúra a zoznam pravidelných faktúr.

Nastavenie opakovania
Najdôležitejšia časť pravidelných faktúr, ktorej preto treba venovať primeranú pozornosť.

Poďme sa pozrieť na jednotlivé nastavenia.

Možnosť zadať vlastný názov, ktorý sa zobrazí aj v zozname pravidelných faktúr a viete podľa neho napríklad nájsť tu správnu faktúru.

Tu si nastavíte, od kedy do kedy sa majú pravidelné faktúry vystavovať.
Dátum “Vystavovať od” je zároveň aj dátumom vystavenia faktúry. Ak tento dátum nastavíte napríklad na 01.04., tak ďalšia faktúra sa vystaví 01.05., ďalšia 01.06. a tak ďalej.

Dátum “Vystavovať do” Vám umožní dopredu si nastaviť dokedy sa majú pravidelné faktúry generovať. Napríklad vždy na konci roka prehodnocujete ceny, tak si môžete nastaviť Vystavovať do na 31.12. a v januári sa už pravidelná faktúra nevygeneruje.

Tu si zvolíte, ako často sa má faktúra vystaviť – týždenne, mesačne alebo štvrťročne. Zároveň sa tu dá nastaviť, aby sa faktúra generovala k poslednému dňu v mesiaci alebo štvrťroku.

Niektorí používatelia mali požiadavku, že chcú faktúry vystavovať iba v pracovné dni. Doplnili sme aj takéto nastavene. Stačí si vybrať jednu z možností.

Teraz sa pozrieme na tri nastavenia, ktoré spolu súvisia. Prvé je nastavenie obdobia, za ktoré sa faktúra vystaví. V prípade mesačného generovania faktúr sú to možnosti ako na obrázku vyššie. Ak si zvolíte týždenné alebo štvrťročné generovanie, tak sa možnosti samozrejme upravia. My sme zvolili možnosť Aktuálne obdobie.

Na faktúru si viete nastaviť Úvodný text. V našom prípade je to text “Fakturujeme Vám servisné služby za obdobie”. Ak zapnete voľbu “Pripojiť fakturačné obdobie za úvodný text”, tak sa na každú generovanú faktúry automaticky doplní obdobie.
Takto to bude vypadať v našom prípade “Fakturujeme Vám servisné služby za obdobie máj 2015”.

Na faktúru sa takto vždy doplní správne obdobie a môžete ju pokojne nechať automaticky posielať e-mailom Vášmu odberateľovi. Stačí, ak máte v kontaktných údajoch odberateľa zadaný jeho e-mail. Samozrejme viete si nechať zasielať kópie aj na Váš e-mail. Túto funkčnosť zabezpečia tieto dve nastavenia.

V nastaveniach opakovania si viete ďalej nastaviť dni splatnosti a dni dodania.

Dni dodania sa pripočítajú k Dátumu vystavenia a dostane Dátum dodania na faktúre. Ak zadáte dni dodania -1 a dátum vystavenia je 01.05., tak dátum dodania bude 30.04. Ak by ste zadali dni dodania 7, tak dátum dodania bude 08.05.
Voľba “Dátum dodania je na konci obdobia” doplní dátum dodania podľa nastaveného obdobia v možnosti Za obdobie. V našom príklade máme nastavené Aktuálne obdobie, takže dátum dodania, pri dátume vystavenia 01.05., bude 31.05.2015.

Posledným nastavením je možnosť “Pozastaviť generovanie”. Môže sa stať, že z nejakého dôvodu chcete dočasne vypnúť automatické generovanie faktúr. Zapnete túto voľbu a faktúry sa prestanú generovať. V tejto časti zároveň vidíte info, kedy sa vygeneruje nasledujúca pravidelná faktúra.

Faktúra
V časti faktúra si rovnakým spôsobom ako na klasickej faktúre nastavíte zvyšné údaje, potrebné pre vystavenie faktúry (odberateľ, položky, bankový účet…). Zároveň tu vidíte, ako sa prejaví akákoľvek zmena v nastavení opakovania (zmena úvodného textu, zmena dátumov…) na vystavovanej faktúre.

A takto vypadá samotná faktúra.

Zoznam pravidelných faktúr
Zoznam je veľmi podobný zoznamu faktúr. Vidíte tu názov firmy, pre ktorú sa pravidelná faktúra generuje, sumu faktúry, dátum nasledujúceho vystavenia faktúry a názov pravidelnej faktúry.

V zozname sa dá hľadať, filtrovať a zoradiť faktúry. Z pravidelnej faktúry je možné urobiť kópiu, vystaviť rovno riadnu faktúru alebo pravidelnú faktúru vymazať.

Pravidelné faktúry sú plne funkčné v platených balíkoch iKROS. V balíku Štart si ich môžete zdarma vyskúšať na 30 dní.

Objednať

Veríme, že vám pravidelné faktúry naozaj zjednodušia prácu. Prípadné námety alebo postrehy na ich vylepšenie napíšte do komentára pod článkom alebo e-mailom na info@ikros.sk.

Zaujal vás tento článok? Odporučte ho aj svojím priateľom.
 
 

Komentáre k článku:

Súvisiace témy k článku:
                        
KROS
Copy link