Janka Osinová pracuje okolo účtovníctva už od roku 1991 a viac ako 10 rokov vlastní účtovnú firmu J&D Consulting, s. r. o. O jej ceste k digitalizácií sa viac dočítate v zaujímavej prípadovej štúdii.
Prečo sme prešli k digitalizácii v účtovnej firme
Účtovnú firmu sme pred viac ako desiatimi rokmi založili s nadšením. Postupom času sme si uvedomili, že naše staré postupy a ručné spracovanie dokumentov nás začínajú brzdiť a obmedzovať. Bolo zrejmé, že svet okolo nás sa mení a digitalizácia je novou realitou, ktorou musíme prejsť. Rozhodli sme sa, že je na čase vykročiť do digitálneho sveta.
Prechod do bezpapierového sveta nebol úplne ľahký. Aj my sme narazili na obmedzenia, čo všetko musíme vyriešiť, aby sa nám pracovalo bez papiera rovnako komfortne ako predtým.
Začali sme zhodnocovať, ako by sme mohli zlepšiť naše procesy. Odhodlaní prekonať odpor voči zmene sme si popísali všetky naše manuálne kroky a postupy a hľadali tie, ktorých by sme sa vedeli pomocou digitalizácie zbaviť.
Taktiež bolo treba prehodnotiť naše hardvérové a softvérové riešenia a vybrať si moderné nástroje, ktoré nám umožnia automatizovať účtovnícke úlohy, digitalizovať dokumenty a komunikovať s klientmi rýchlejšie a efektívnejšie. Napríklad, naše účtovníčky majú dva monitory, aby si vedeli doklady v digitálnej forme ľahko skontrolovať.
Potešili sme sa, keď sme na trhu našli cloudové riešenia, ktoré nám umožnili mať všetky dáta bezpečne uložené na jednom mieste a zároveň sme mohli jednoduchšie spolupracovať s kolegami aj našimi klientmi.
K digitalizácii nám určite pomohla aj pandémia. Jednak sa rozbehla doba e-shopov a tiež nám pomohla donútiť klientov posielať nám doklady napr. e-mailom, automatizovať procesy. Zároveň sa začalo hovoriť o projekte „efaktúra“, kde by boli klienti vo väčšej miere zapojení do digitalizácie. Nie všetci sú technicky zdatní, venujú sa hlavne svojmu biznisu, tak sme sa s nimi chceli plynule pripraviť na elektronické posielanie dokladov na finančnú správu.
Čo nám digitalizácia priniesla
Jednoduchá výmena dokladov
Dnes už nečakáme na klientov, kým nám na konci mesiaca prinesú tašku plnú pokrčených dokladov. Naučili sme ich, aby nám doklady odovzdávali priebežne. Práca je oveľa plynulejšia, doklady nám klienti posielajú priebežne, priebežne ich vieme aj spracovať. Klienti nám počas mesiaca faktúry posielajú e-mailom na vyťaženie. Bločky nám nahrávajú cez QR kód priamo do KROS Digitálnej kancelárie. Všetky doklady si pohodlne stiahneme priamo do účtovníctva v OMEGE. A na nás už zostane len ta odborná stránka. Nestrácame tak čas triedením a prepisovaním dokladov. Vďaka tomu môžeme našim klientom poskytovať aj iné služby, napr. finančné analýzy a obsiahlejšie poradenstvo.
Bezpapierová archivácia
Pred digitalizáciou sme pri firmách, ktoré majú e-shopy, mali odoslané faktúry mesačne aj v ôsmich – desiatich šanónoch. U nás nebola kapacita ani priestor odkladať taký veľký počet dokladov. Klienti si museli každý mesiac prísť doklady vyzdvihnúť a uchovať šanóny u seba kvôli archivácii. Samozrejme sme neustále riešili aj problém, aby boli doklady čitateľné aj po rokoch. Takže ďalšia práca spojená s kopírovaním. Teraz, v rámci bezpapierovej archivácie máme doklady bezpečne uložené v cloude a cez aplikáciu KROS Digitálnej kancelárie sú dostupné aj klientovi.
Pracujeme bez obmedzení
Komunikácia s našimi klientmi prebieha bezpapierovo. S ľahkosťou vieme spracovať klienta aj z inej časti Slovenska, nie sme teritoriálne obmedzení. Klient má doklady dostupné v digitálnom šanóne, ku ktorému má prístup odkiaľkoľvek. Aj pre klienta sa tak výrazne zmenil prístup k informáciám.
Digitalizácia je neustály proces, ktorý denno-denne prináša nové a nové technológie. Dôležité je však byť otvorený novým možnostiam a nebrániť sa zmenám. Iba vtedy to pôjde s ľahkosťou. Teším sa, čo nám budúcnosť ešte prinesie.
